Quando un dipendente non si presenta al lavoro dopo un periodo di ferie e non fornisce alcuna comunicazione, l’azienda si trova di fronte a una situazione complessa che richiede un’azione tempestiva e misurata. Questa assenza ingiustificata crea un’interruzione operativa e può sollevare anche interrogativi in merito alla condotta del lavoratore e al rispetto delle normative contrattuali.
Gestire un’evenienza simile in modo efficace è importante per garantire l’applicazione delle policy interne, la continuità delle attività e per salvaguardare gli interessi dell’impresa. Vi sono diverse tipologie di casistiche, ognuna con azioni che l’azienda può intraprendere, con diritti legali a tutela dei danneggiati e conseguenze disciplinari applicabili.
Cos’è un’assenza ingiustificata?
Quando un dipendente non si presenta sul posto di lavoro senza comunicare la propria assenza viola quanto previsto dall’articolo 1375 del Codice Civile, ovvero il principio di buona fede e il rispetto degli obblighi derivati dal rapporto di lavoro. Il datore ha il diritto di contestare l’assenza ingiustificata e il dipendente rischia di subire sanzioni disciplinari, che possono portare fino al licenziamento, alla perdita di retribuzione e di ammortizzatori sociali.
Cosa può fare un’azienda in caso di assenza ingiustificata
Il primo passo è quello di provare a entrare in contatto con il dipendente, comprendendo se ci sono state delle situazioni impreviste o delle complicazioni di varia natura che hanno impedito la comunicazione dell’assenza: è un modo per chiarire eventuali malintesi e mantenere un clima di fiducia tra le parti, da attivare prima di procedere con eventuali provvedimenti disciplinari.
Nel caso in cui venga appurata un’assenza ingiustificata, allora si può procedere con un richiamo (verbale o scritto), una sanzione o una sospensione dal lavoro e dalla retribuzione. Il licenziamento per giusta causa è previsto dopo quindici giorni di assenza ingiustificata, se lo specifico CCNL di riferimento non specifica altrimenti. È, inoltre, applicabile la decurtazione della retribuzione corrispondente ai giorni di assenza ed è possibile richiedere al dipendente un risarcimento per il danno subito, se quantificabile e dimostrabile.
Assenza ingiustificata o dimissioni volontarie? Le differenze
Quando un dipendente si assenta senza comunicazioni si può anche ipotizzare che abbia rinunciato al rapporto di lavoro. In questo caso si può parlare di dimissioni per assenza ingiustificata, una forma di recesso unilaterale del contratto, dedotta dal comportamento omissivo. Affinché siano legittime devono però verificarsi alcune condizioni:
- Assenza non motivata da cause legittime o autorizzata dal datore di lavoro.
- Assenza prolungata e continuativa, solitamente superiore a dieci giorni lavorativi consecutivi.
- Assenza volontaria e consapevole, dunque non si può parlare di dimissioni tacite se il dipendente è impossibilitato a comunicare la sua assenza per cause di forza maggiore.
- Completo abbandono del posto di lavoro: il dipendente deve manifestare l’intenzione di non riprendere il rapporto.
Queste condizioni derivano dalla sentenza n. 20 emessa dal Tribunale di Udine in data 27 maggio 2022, il quale ha ritenuto che l’assenza ingiustificata prolungata e continuativa di un dipendente, accompagnata dalla manifesta volontà di essere licenziato per poter beneficiare della Naspi, costituisce una forma di dimissioni per fatti concludenti, con conseguente risoluzione automatica del rapporto di lavoro.
Le dimissioni volontarie sono l’espressione della volontà del lavoratore di interrompere il rapporto e devono essere comunicate per iscritto tramite comunicazione telematica, devono rispettare i termini di preavviso stabiliti dalla legge e dal contratto, devono essere libere e consapevoli.
Come gestire le assenze in azienda
All’interno di un’azienda è importante gestire le assenze in modo efficace, monitorando cause, frequenze e durata. Il corretto uso di un software gestionale permette di automatizzare e semplificare questa pratica, assegnando a ogni dipendente un saldo di ferie e permessi, consentendo al personale di richiederle con un clic, approvando o rifiutando in maniera semplice.
La sincronizzazione tra i vari calendari permette di avere una visione d’insieme, gestendo ogni tipo di assenza e interagendo con il software di gestione del personale (busta paga, valutazione delle prestazioni etc.).
Gestione presenze e gestione ferie: i servizi di Gi HR Services
Le normative relative a retribuzioni e orari, come straordinari e indennità, possono risultare particolarmente complessi, ma sono una parte fondamentale per tutelare la tua azienda da eventuali sanzioni.
Spesso vengono utilizzati fogli di calcolo o semplici e-mail per tenerne traccia, che, oltre a non essere strumenti adatti allo scopo, sono soggetti a errori dati dalla compilazione manuale.
La gestione delle presenze e delle assenze dei dipendenti è indispensabile nell’economia di ogni azienda: svolgere questa attività in maniera corretta e meticolosa permette di avere un quadro dettagliato della situazione sulle ore effettivamente lavorate, sui permessi e sulle ferie a disposizione, in modo da poter elaborare correttamente le buste paga.
Un sistema di rilevazione presenze permette di raccogliere le timbrature di entrata e di uscita quotidiane di ciascun dipendente, indicando le ore lavorate ogni giorno. L’integrazione con la gestione delle assenze offre una visione completa dell’attività del lavoratore, consentendo di:
- Controllare le ore lavorate e gli straordinari, ottenendo piena visibilità sui costi
- Monitorare lo stato di approvazione dei cartellini, evitando ritardi nel ciclo payroll
- Verificare i dipendenti presenti in sede, quelli in smart working, le richieste di ferie o gli ingressi posticipati, così da monitorare sia la situazione generale sia i singoli casi;
- Assegnare le ore di presenza e di congedo in base al progetto e al centro di costo, per una corretta imputazione dei costi;
- Creare report e dashboard di lavoro per analisi avanzate.
Sistemi di questo tipo, sono fondamentali per liberarti da quei compiti complessi che richiedono un importante effort in termini di tempi e costi, potendo concentrare le tue energie verso attività strategiche e le sfide in ambito HR cui sei chiamato a rispondere.
