L’autunno, in Italia, è tradizionalmente la stagione in cui la maggior parte dei dipendenti rientra da un periodo di ferie, dopo aver trascorso qualche settimana di vacanza e aver così avuto la possibilità di ricaricarsi in vista dell’ultimo trimestre. Come prevedono l’Articolo 36 della Costituzione Italiana, l’Articolo 2109 del Codice Civile e il Decreto Legislativo 66/2003, ogni lavoratore gode del diritto irrinunciabile a un momento di pausa. Nello specifico si tratta di almeno quattro settimane retribuite all’anno, di cui due da spendere durante quello di maturazione.
Le ferie sono obbligatorie: un dipendente non può rinunciarvi in cambio di una retribuzione; la possibilità di monetizzazione è concessa soltanto in caso di cessazione del rapporto di lavoro. Può però capitare che un lavoratore non riesca ad assentarsi e che quindi non riesca a godere di tutte le ferie di cui dispone: come si deve comportare l’azienda in questi casi e perché quelle non godute possono rivelarsi un costo? Come può un’impresa gestire questa situazione e non incorrere nelle sanzioni previste?
Ferie non godute: le possibili sanzioni per le aziende
La maturazione delle ferie viene disciplinata dal Contratto Collettivo Nazionale del lavoro, solitamente in dodicesimi (un determinato numero di giorni per ogni mese) al pari dei ratei della tredicesima e della quattordicesima mensilità. Quando un lavoratore osserva un periodo di pausa, riceve la regolare retribuzione, dunque, l’azienda paga lo stipendio senza avere una prestazione in cambio.
La normativa vigente garantisce almeno quattro settimane di ferie retribuite durante l’anno, imponendo la fruizione di almeno due settimane continuative e tenendo conto delle esigenze dei lavoratori. Vige sempre la regola secondo cui le giornate di pausa non sono monetizzabili, salvo in caso di licenziamento o di dimissioni che seguono delle direttive specifiche.
Secondo quanto previsto dalla Costituzione e dalla legge, un’impresa che impedisce ai lavoratori di godere delle proprie ferie, rischia di incorrere in sanzioni di varia natura: se si tratta di una svista o di un episodio sporadico la multa sarebbe di 600 euro, ma se il giudice dovesse accertare che più dipendenti non hanno fruito del loro diritto e che la pratica è stata consolidata nel corso del tempo, allora la sanzione potrebbe arrivare a 4.500 euro e ogni lavoratore andrebbe risarcito.
Le ferie e il costo organizzativo per le aziende
È buona norma, per l’azienda, concordare con il lavoratore un programma annuale di smaltimento ferie, evitando che l’impresa stessa debba sostenere dei costi “nascosti” legati al mantenimento di giorni non goduti. Ogni mese, infatti, tutti i dipendenti maturano dei giorni di ferie (mediamente 2,16 a persona), che hanno un costo pari a quello di una giornata lavorativa e contengono in sé i relativi contributi.
Tale importo è, naturalmente, “fittizio”: se il lavoratore ne usufruisce, all’azienda non peseranno economicamente, a meno che il dipendente presenti le dimissioni con delle giornate di ferie non godute; in tal caso il datore di lavoro sarà obbligato a liquidarle nell’ultima busta paga, comprensive dei relativi contributi.
È, quindi, nell’interesse dell’azienda, fare in modo che ogni dipendente accumuli il minor numero possibile di giornate di ferie e che, soprattutto, ne usufruisca nel corso dell’anno.
Quando un’azienda deve pagare le ferie non godute?
Quando il rapporto di lavoro cessa l’impresa deve sostenere un esborso perché è tenuta a pagare una somma di denaro, detta indennità sostitutiva delle ferie non godute, nel caso in cui il dipendente non abbia usufruito di tutti i giorni che gli spettavano. Questa è uguale alla retribuzione del dipendente nella giornata di lavoro e dei relativi contributi previdenziali maturati, poiché questo pagamento non è risarcitorio, ma ha una natura retributiva. In caso di cessazione del rapporto di lavoro e dimissioni, le ferie non godute vengono tassate come il reddito ordinario, ovvero, al pari di quanto è tassato il salario.
Le giornate maturate non vengono mai perse dal lavoratore: se quest’ultimo non può usufruirne per causa di forza maggiore ha comunque diritto a ricevere un indennizzo per quelle non godute. Nello specifico, i datori dovranno pagare le ferie residue ai lavoratori, applicando tale modalità, in caso di:
- Licenziamento da parte dell’azienda.
- Risoluzione consensuale del contratto di lavoro.
- Pensionamento del dipendente.
- Scadenza del contratto di lavoro a tempo determinato.
- Dimissioni del dipendente.
- Richiesta da parte del lavoratore di monetizzazione dei giorni eccedenti, qualora il CCNL specifico e relativo inquadramento, prevedano più di quattro settimane di ferie all’anno.
Come evitare l’accumulo di ferie con una corretta pianificazione
Una gestione ottimale del processo di fruizione delle ferie semplifica l’amministrazione del personale e rafforza anche la trasparenza aziendale, assicurando a tutti i dipendenti l’opportunità di usufruire dei periodi di riposo a cui hanno diritto. Questo riduce, per le aziende, la necessità di calcolare l’indennità per ferie non godute, riservando tale onere principalmente ai casi di cessazione del rapporto di lavoro e accumulando eventuali costi da sostenere in futuro. Si possono adottare diverse strategie per una gestione efficace delle ferie:
- Pianificazione preventiva e comunicata: l’elaborazione e la distribuzione anticipata di un piano ferie chiaro e condiviso sono essenziali per consentire al personale di organizzarsi. È utile includere nel piano anche eventuali periodi di chiusura aziendale.
- Monitoraggio costante: mantenere un controllo proattivo, da parte dei diversi responsabili di Team, sulle ferie maturate e residue di ogni lavoratore è cruciale. Ciò permette di intervenire per tempo, evitando che i dipendenti accumulino un numero eccessivo di giorni non goduti a fine anno.
- Approccio flessibile: offrire al personale opzioni diversificate per la pianificazione delle ferie, favorendo il rispetto dei termini di fruizione e dimostra attenzione alle esigenze individuali.
- Adozione di soluzioni dedicate: l’implementazione di soluzioni di amministrazione HR specializzati può supportarti nella revisione dei tuoi processi, automatizzare e ottimizzare la gestione delle ferie, dalla creazione dei piani, al monitoraggio dei saldi e alla comunicazione degli aggiornamenti in tempo reale.
Queste pratiche non solo migliorano la compliance aziendale e la gestione delle ferie non godute, mettendo al sicuro il tuo business, ma contribuiscono anche a un ambiente di lavoro più sereno, sostenibile e trasparente, valorizzando il benessere dei dipendenti.
Payroll in outsourcing e gestione ferie: i servizi di Gi HR Services
Scegliere il giusto provider in outsourcing per la gestione delle tue attività di HR administration è importante per le aziende ed è proprio per questo motivo che Gi HR Services si adopera per essere il partner ideale in grado di soddisfare le necessità delle imprese e delle persone che vi lavorano.
Le normative relative a retribuzioni e orari, come straordinari e indennità, possono risultare particolarmente complesse ma sono una parte fondamentale per tutelare la tua azienda da eventuali sanzioni.
Spesso, inoltre, vengono utilizzati fogli di calcolo o semplici e-mail per tenerne traccia, che, oltre a non essere strumenti adatti allo scopo, possono essere soggetti ad eventuali errori, dati dalla compilazione manuale.
La gestione delle presenze e delle assenze dei dipendenti è indispensabile nell’economia di ogni azienda: svolgere questa attività in maniera corretta e conforme permette di avere un quadro dettagliato della situazione sulle ore effettivamente lavorate, sui permessi e sulle ferie a disposizione.
Scegliere Gi HR Services come Partner in questo ambito permetterà alla tua azienda di muoversi in totale serenità, optando per una soluzione flessibile, precisa ed efficiente, a partire dalla soluzione software, al servizio.
Sarai, così, sgravato da quei compiti complessi che richiedono un importante effort in termini di tempi e costi, potendo concentrare le tue energie verso attività strategiche e sfide cui sei chiamato a rispondere. Ridurrai il margine di errore, migliorando l’efficienza e l’accuratezza del ciclo payroll, monitorando e ottimizzando le spese legate al personale.
