La gestione documentale è in costante evoluzione e la trasformazione digitale si sta rivelando strategica per le aziende che intendono migliorare l’efficienza operativa, promuovendo la sostenibilità e riducendo i costi.
L’integrazione di Blockchain e intelligenza artificiale trasformerà il modo in cui le imprese tratteranno dati e informazioni, rendendo automatiche le attività ripetitive e migliorando i processi amministrativi. La digitalizzazione offre soluzioni innovative per migliorare efficienza, sicurezza, trasparenza e accessibilità dei documenti, sempre più importanti per ogni organizzazione.
Come l’intelligenza artificiale può supportare la gestione dei documenti digitali
Le aziende che decidono di adottare l’intelligenza artificiale a supporto delle attività amministrative godranno di uno strumento che consente di migliorare la ricerca di informazion, snellendo i processi. L’IA permette di rivoluzionare la gestione dei documenti, automatizzando operazioni meccaniche e molto ripetitive, come la classificazione e l’archiviazione, oltre ad analizzare file non strutturati come e-mail o altri testi ed estrarre informazioni rilevanti.
Inoltre gli algoritmi di machine learning analizzeranno grandi quantità di dati e individueranno tendenze, che possono poi risultare utili nel prendere decisioni strategiche; il flusso di lavoro risulterà, quindi, velocizzato. I sistemi basati sull’intelligenza artificiale monitorano costantemente i processi documentali e ne garantiscono la conformità con le normative vigenti, aumentando la trasparenza delle operazioni e risultando un valido alleato in ottica compliance.
Cos’è la Blockchain, come funziona e le sue caratteristiche principali
Blockchain significa letteralmente catena di blocchi e sfrutta le tipiche caratteristiche di una rete informatica di nodi per gestire e aggiornare in maniera sicura un registro contenente dati. Questa operazione può essere eseguita senza un’entità centrale di controllo e verifica, in maniera aperta e condivisa.
Questo sistema, che fa parte delle famiglie delle tecnologie di Distributed Ledger, si basa su un registro distribuito e i suoi campi di applicazione fanno riferimento soprattutto a tre macroaree: Internet of Value, Blockchain for business e Decentralized web. Si possono identificare sei caratteristiche distintive condivise:
- Trasformazione dei dati in formato digitale.
- Decentralizzazione: le informazioni vengono distribuite tra più nodi, garantendo sicurezza informatica e resilienza dei sistemi.
- Disintermediazione: le transazioni non richiedono intermediari e non è necessario affidarsi a terze parti.
- Trasparenza e verificabilità: il contenuto del registro è visibile a tutti.
- Programmabilità dei trasferimenti: determinate azioni possono essere pianificate e vengono effettuate al verificarsi di determinate condizioni.
- Immutabilità del registro: i dati non possono essere modificati senza il consenso della rete.
Come la Blockchain può agevolare la gestione documentale digitale
Tra le applicazioni principali della Blockchain figura l’ottimizzazione dei processi tradizionali aziendali, come ad esempio quelli amministrativi per la gestione documentale e la tracciabilità della supply chain. I progetti Blockchain for Business possono essere suddivisi in due categorie.
- Progetti di ecosistema, i quali implicano la partecipazione di più attori all’interno di un settore e che prevedono la creazione di piattaforme per la gestione sicura di documenti e flussi di informazioni.
- Progetti indipendenti, proposti e sviluppati da singole aziende, che costituiscono delle iniziative a sé e non coinvolgono altri attori all’interno dello stesso settore.
All’interno delle supply chain si possono trovare differenti usi della Blockchain, come ad esempio la gestione sicura di dati condivisi tra diverse funzioni aziendali, la tracciabilità di prodotti e merci, lo scambio di documenti in formato digitale, l’automazione di contratti e pagamenti.
La natura decentralizzata e immutabile della Blockchain permette di offrire un supporto significativo alla gestione dei documenti e risulta vantaggiosa in termini di sicurezza, ridondanza e integrità dei dati. Ogni operazione risulterà tracciabile, non modificabile e sicura, garantendo una totale protezione dei dati. In sostanza la blockchain consente ai dati di rimanere sicuri e non alternabili, mentre l’intelligenza artificiale permette di ottimizzare e automatizzare i vari processi documentali.
Il servizio di back office amministrativo garantito da Gi HR Services
Le attività amministrative di back office sono spesso accessorie in un’azienda poiché non interessano il core business e non richiedono competenze altamente verticali. Mantenere la gestione di tali attività internamente può rivelarsi una scelta poco strategica perché richiederebbe investimenti significativi in termini di risorse umane dedicate, formazione, acquisizione e manutenzione degli strumenti di lavoro.
L’esternalizzazione di attività non-core consente di ottimizzare tempo, risorse e investimenti. Questo approccio permette di non spendere risorse in mansioni non direttamente connesse alla strategia di sviluppo del business, risultando determinante per mantenere la competitività in un mercato in continua evoluzione.
L’outsourcing libera le aziende da compiti che richiedono un notevole dispendio di tempo e che non generano profitto diretto, pur essendo fondamentali per assicurare la continuità operativa. Ciò permette alle organizzazioni di focalizzarsi interamente sul proprio core business.
Gi HR Services è leader nell’outsourcing dei processi aziendali (BPO) in ambito back-office amministrativo HR. Offriamo soluzioni personalizzate e servizi avanzati per garantire ai nostri clienti la continuità delle proprie attività e gestire i processi interni ed esterni, relativi alle Risorse Umane, in modo più ordinato, efficiente e orientato all’innovazione, migliorandone la produttività, la flessibilità e la competitività. Esaminiamo, ridisegniamo, pianifichiamo, gestiamo e coordiniamo i loro modelli operativi HR, investendo e integrando le migliori pratiche e metodologie, per aiutarli a generare valore aggiunto.
