L’avvento pervasivo dell’intelligenza artificiale sta avendo una rilevante incidenza sul panorama aziendale contemporaneo e si configura come un catalizzatore di trasformazione strategica per ogni impresa. L’integrazione di sistemi di machine learning (abilità di un sistema di imparare dai dati per prendere decisioni o previsioni) e deep learning (sottocategoria del primo che utilizza le reti neurali artificiali “profonde” per apprendere automaticamente dai dati, inclusi quelli non strutturati e che richiede grandi volumi di dati e una maggiore potenza di calcolo) nelle architetture operative dischiude orizzonti inediti in termini di efficienza e capacità predittiva.
Le organizzazioni che hanno saputo decodificare e implementare tempestivamente queste soluzioni stanno beneficiando di un concreto aumento tangibile della produttività, grazie all’automatizzazione di compiti ripetitivi e all’ottimizzazione dei processi decisionali, basati su analisi di big data assai più sofisticate rispetto al recente passato.
L’impatto non si circoscrive al solo ambito operativo: l’IA funge da leva competitiva di primaria importanza, permettendo la personalizzazione estrema dell’offerta e la fidelizzazione della clientela attraverso interazioni più mirate e pertinenti. Affinché le aziende possano capitalizzare questo paradigma evolutivo, è imprescindibile una visione olistica che non trascuri la necessità di riqualificare il capitale umano e di allinearsi ai quadri normativi in evoluzione.
EU AI Act: il quadro normativo e l’impatto dell’intelligenza artificiale sul mondo del lavoro
Il primo quadro normativo dedicato all’intelligenza artificiale è il cosiddetto EU AI Act (ufficialmente Regolamento UE 2024/1689), il quale si prefigge l’intento di garantire un utilizzo sicuro, etico e trasparente dell’intelligenza artificiale, nel pieno rispetto dei diritti fondamentali e dei valori dell’Unione Europea.
L’obiettivo principale è quello di prevenire gli usi potenzialmente dannosi dell’AI, i quali posso minare anche i diritti del lavoro, salute, sicurezza e privacy. Diventato legge il 1° agosto 2024, ha reso espliciti i confini tra i diritti dei lavoratori e la tecnologica, classificando i sistemi AI in quattro categorie, in base al livello di rischio d’utilizzo:
- Rischio minimo. Questa categoria comprende una buona parte di sistemi AI e gli obblighi normativi sono contenuti.
- Rischio limitato. L’utente deve sapere che sta interagendo con un’intelligenza artificiale. Le regole vertono prevalentemente sulla trasparenza del dato e dell’informazione
- Rischio elevato. In questo caso gli strumenti sono sotto stretta osservazione, perché possono avere un impatto significativo sulla sicurezza, i diritti o l’accesso ai servizi. Si tratta ad esempio degli strumenti a supporto delle attività di selezione del personale, di valutazione delle performance e di monitoraggio: per utilizzarli occorre dotarsi di un sistema di gestione della qualità, registrandosi in un database UE.
- Rischio inaccettabile. Si tratta di sistemi che praticano il social scoring (un sistema che utilizza l’intelligenza artificiale per valutare e classificare persone o gruppi in base al comportamento sociale, alle caratteristiche personali e alle interazioni, assegnando un punteggio che determina l’accesso a opportunità e servizi), effettuando valutazioni in base a dati personali, azioni e comportamenti dei singoli individui. In questa categoria rientrano anche le intelligenze artificiali in grado di sfruttare la vulnerabilità delle persone e dotate di un potenziale in grado di manipolare il comportamento umano.
I limiti riguardanti i sistemi a rischio inaccettabile sono efficaci da febbraio 2025, mentre nel mese di maggio dello stesso anno sono stati avviati i limiti per i codici di condotta per i sistemi AI per scopi generali. Nell’immediato futuro sono previsti due passaggi: ad agosto 2026 diventeranno pienamente applicabili gli obblighi sui sistemi AI ad alto rischio, mentre entro l’agosto 2027 sarà attesa l’estensione di piena conformità a tutte le tipologie di intelligenza artificiale.
Come possono agire gli HR e come rispettare il Regolamento UE
L’entrata in vigore del Regolamento UE sull’intelligenza artificiale impone una riflessione strategica e un’azione proattiva da parte degli HR manager, che dovranno prioritariamente mappare ed effettuare audit di tutti gli strumenti di IA impiegati nei processi di gestione del personale – dal recruiting, alla valutazione delle performance – classificandoli in base al livello di rischio definito dall’EU AI Act.
Sarà necessario rimodulare le politiche interne e i codici di condotta per garantire la trasparenza algoritmica, assicurando che le decisioni automatizzate siano equamente reversibili e non generino discriminazioni indirette. Sarà, inoltre, importante, per la conformità e per sostenere una cultura aziendale di responsabilità, implementare una formazione per i dipendenti e i decision-maker sull’uso dell’AI. Altre azioni chiave per gli HR includono:
- Mappare gli strumenti di IA: capire come vengono classificate le tecnologie dal Regolamento e l’impatto sui lavoratori.
- Valutare la situazione legale e GDPR: conoscere come i sistemi gestiscono i dati e i potenziali rischi per i diritti individuali, poiché l’EU AI Act ha rafforzato l’attenzione sul Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
- Fare formazione obbligatoria: sapere come funziona l’intelligenza artificiale, quali sono i suoi limiti, come interpretare gli output e come intervenire con la supervisione umana.
- Coinvolgere le rappresentanze dei lavoratori: informare dipendenti e sindacati sull’uso dei sistemi di IA, in un’ottica di totale trasparenza.
- Mappare gli strumenti di IA: capire come vengono classificate le tecnologie dal Regolamento e l’impatto sui lavoratori.
- Valutare la situazione legale e GDPR: conoscere come i sistemi gestiscono i dati e i potenziali rischi per i diritti individuali, poiché l’EU AI Act ha rafforzato l’attenzione sul Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
- Fare formazione obbligatoria: sapere come funziona l’intelligenza artificiale, quali sono i suoi limiti, come interpretare gli output e come intervenire con la supervisione umana.
- Coinvolgere le rappresentanze dei lavoratori: informare dipendenti e sindacati sull’uso dei sistemi di IA, in un’ottica di totale trasparenza.
Cosa comporta il mancato rispetto dell’EU AI Act? Le possibili sanzioni per le aziende
L’inosservanza del Regolamento UE sull’Intelligenza Artificiale espone le imprese a nuovi rischi e conseguenze finanziarie, configurate per essere direttamente proporzionali alla serietà della violazione. Questo quadro sanzionatorio evidenzia la ferma volontà dell’Unione Europea di salvaguardare i diritti fondamentali anche nell’ecosistema digitale.
Le trasgressioni più gravi, quali l’adozione di pratiche IA categoricamente proibite (come l’applicazione del social scoring), possono culminare in sanzioni pecuniarie che raggiungono i 35 milioni di euro o, in alternativa, il 7% del fatturato annuo.
La negligenza nella governance dei sistemi di IA classificati come ad alto rischio – derivante dalla mancata esecuzione delle valutazioni di conformità o dall’assenza di sistemi idonei di gestione del rischio – può comportare ammende fino a 15 milioni di euro o il 3% del fatturato.
Infine, l’atto di fornire informazioni errate o fuorvianti agli enti regolatori è passibile di multe fino a 7,5 milioni di euro o l’1,5% del fatturato annuo globale.
Payroll outsourcing: i servizi di Gi HR Services
L’incremento dell’adozione dell’AI all’interno delle attività lavorative quotidiane è, ormai, un dato di fatto: queste tecnologie stanno rivoluzionando le modalità di lavoro dei dipendenti, creando la necessità nelle aziende di rivedere i propri processi legati a diversi ambiti, supportando il personale delle imprese nell’affrontare e risolvere sfide aziendali di rilevante importanza, riducendo i costi operativi e garantendo l’ottimizzazione dell’efficienza.
Tuttavia, rimane fondamentale, per il personale HR conoscere approfonditamente la Normativa che regola l’applicazione di questi sistemi, mappare le aree nelle quali viene impiegata, rimodulare le politiche interne e i codici di condotta per garantire la trasparenza algoritmica, assicurando un ambiente sostenibile e privo di discriminazioni, anche indirette.
Gi HR Services è il partner ideale in outsourcing per le aziende che desiderano avvalersi di consulenti esperti, che le supportino nella comprensione della Normativa in ambito HR, in un panorama in continuo mutamento, come quello legato all’AI.
Siamo un punto di riferimento per l’ottimizzazione e digitalizzazione dei processi legati all’amministrazione HR, nonché per l’implementazione delle tecnologie best in class, come quelle della Suite Zucchetti, a supporto della gestione e sviluppo delle risorse umane.
