L’intelligenza artificiale, applicata alle risorse umane, ha contribuito all’evoluzione del processo amministrativo. L’AI e gli strumenti di automazione sono validi supporti per le aziende nel controllo delle presenze, in quanto semplificano e ottimizzano svariati aspetti legati alla gestione del personale
Quando si decide di adottare un nuovo software, oltre che per il ciclo payroll, anche per la gestione delle presenze occorre tenere in considerazione le esigenze uniche dell’impresa, i processi specifici e le regole da rispettare. Una configurazione tabellare affiancata da un linguaggio di programmazione altamente flessibile permette di assecondare determinate necessità.
L’utilizzo di un agent AI (un sistema software intelligente in grado di percepire l’ambiente, ragionare, pianificare e agire autonomamente per raggiungere obiettivi prefissati, con il minimo intervento umano) consente di affiancare il consulente applicativo e operativo, fornendo suggerimenti mirati e analisi di script, facilitando così la fase di implementazione ed esecuzione del servizio. Vediamo nel dettaglio cosa sono, come funzionano e come possono essere importanti per le imprese.
Che cosa sono gli agent AI e il loro supporto alle aziende
Gli agent AI sono software progettati per operare in modo autonomo all’interno di ambienti specifici. Sono capaci di recepire obiettivi assegnati, analizzare il contesto circostante, intraprendere azioni pertinenti al loro ruolo e adattarsi dinamicamente in base alle esperienze acquisite. Sono in grado di gestire processi complessi e multifase, imitando le interazioni umane e collaborando con altri agenti per flussi di lavoro articolati.
Una volta definito un obiettivo, elaborano piani d’azione in base alla loro formazione, all’applicazione in cui sono integrati e all’ambiente operativo. Questi sistemi integrano diverse tecnologie, tra cui l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e il machine learning, per raccogliere dati da fonti esterne e fornire risposte pertinenti o completare attività specifiche.
Il concetto di AI basata su agenti si riferisce a sistemi che perseguono attivamente gli obiettivi, distinguendosi da quelli che si limitano a eseguire compiti semplici o a rispondere a singole query. Tali sistemi sono spesso in grado di avviare azioni proattive. Per incrementare l’efficacia degli agenti, una tecnica fondamentale è la generazione aumentata dal recupero (RAG).
Questa metodologia permette ai modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) di attingere a fonti di dati esterne specifiche per l’organizzazione o il ruolo dell’agente. La RAG consente agli agenti di reperire e integrare nelle loro risposte informazioni aggiornate e pertinenti provenienti da database esterni, sistemi aziendali come gli ERP (Enterprise Resource Planning – tipi di software che integrano e automatizzano i principali processi aziendali) o documentazione specifica, migliorandone l’informatività, l’accuratezza e la rilevanza.
Come funzionano gli AI agent e i vantaggi per le imprese
Gli AI agent operano combinando diverse tecnologie per raggiungere gli obiettivi loro assegnati. Ad esempio, possono utilizzare il machine learning per identificare pattern in grandi set di dati, l’elaborazione del linguaggio naturale NLP (Natural Language Processing – una branca dell’Intelligenza Artificiale che consente ai computer di comprendere, interpretare, manipolare e generare il linguaggio umano) per interagire con gli utenti e interfacciarsi con sistemi aziendali come database, sistemi ERP, sensori IoT o fonti esterne come Internet per raccogliere informazioni.
Si distinguono per la loro capacità di pianificazione: sono in grado di scomporre un obiettivo complesso in una serie di passaggi sequenziali. Un loro punto di forza è la capacità di riconoscere quando i dati a disposizione sono insufficienti per prendere una decisione, agendo autonomamente per acquisirne di migliori. Tra i vantaggi specifici si evidenziano:
- Accuratezza: riducono il rischio di errore nelle attività ripetitive e forniscono supporto nel processo decisionale, grazie all’analisi di grandi quantità di dati. A differenza dei GenAI di prima generazione (Intelligenza Artificiale Generativa, è un ramo dell’intelligenza artificiale che crea contenuti nuovi e originali come testi, immagini, musica, audio, video e codice, apprendendo da enormi set di informazioni), possono riconoscere la mancanza di dati e agire di conseguenza.
- Coerenza: eseguono i compiti seguendo procedure precise, con un approccio più standardizzato e meno soggetto a bias.
- Risparmio sui costi: automatizzano attività ripetitive e possono suggerire ottimizzazioni dei processi che riducono le spese operative.
- Analisi dei dati: elaborano e interpretano enormi set di dati per attività di analisi complessa come la pianificazione strategica a lungo termine, il rilevamento delle frodi e la manutenzione predittiva.
- Efficienza: automatizzano processi, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti più strategici e creativi.
- Personalizzazione: permettono di creare campagne di marketing mirate o di offrire esperienze-utente personalizzate, basate sulla cronologia e le preferenze del cliente.
- Scalabilità: aumentare il numero di AI agent consente alle aziende di espandere le capacità in base alle necessità e alla qualità del lavoro.
Ottimizzazione della pianificazione delle ferie tramite l’Intelligenza Artificiale
La pianificazione delle ferie si configura come una delle attività più complesse e dispendiose in termini di tempo all’interno della gestione del personale. Tradizionalmente, all’inizio dell’anno fiscale, si richiede ai dipendenti di presentare le proprie preferenze relative ai periodi di riposo.
L’applicazione dell’intelligenza artificiale a tale processo consente un’analisi approfondita di dati storici, incluse le preferenze dei singoli collaboratori, i picchi di carico di lavoro e le normative aziendali (quali chiusure programmate o vincoli sui giorni di ferie consecutivi).
Il sistema di IA è in grado di elaborare una pianificazione ottimizzata, supportando il personale nella programmazione, minimizzando le sovrapposizioni e preservando l’operatività aziendale.
Gestione digitale delle presenze: maggiore accuratezza ed efficienza grazie all’IA
Nell’ambito delle attività di routine del Team HR, la verifica periodica delle presenze dei dipendenti rappresenta un compito ripetitivo ma, tuttavia, essenziale per la corretta elaborazione delle buste paga e la trasmissione dei dati al sistema di payroll. Questo processo include la gestione delle anomalie, degli errori e dei ritardi nell’inserimento delle informazioni da parte dei vari attori coinvolti.
Un sistema digitale per la rilevazione delle presenze integrato con l’IA può identificare preventivamente le incongruenze, suggerire e applicare correzioni automatiche. Tale automazione riduce in modo significativo il carico di lavoro del personale HR, incrementando al contempo l’efficienza e la precisione dell’intero processo.
Gestione presenze in outsourcing: il servizio di Gi HR Services
Le normative relative a retribuzioni e orari, come straordinari e indennità, possono risultare particolarmente complesse, ma sono una parte fondamentale per tutelare la tua azienda da eventuali sanzioni.
Spesso, per tenerne traccia, vengono ancora utilizzati fogli di calcolo o semplici e-mail, strumenti non adatti allo scopo e soggetti a errori dovuti alla compilazione manuale.
La gestione delle presenze e delle assenze dei dipendenti è indispensabile nell’economia di ogni azienda: svolgere questa attività in maniera corretta e meticolosa permette di avere un quadro dettagliato della situazione sulle ore effettivamente lavorate, sui permessi e sulle ferie a disposizione, in modo da poter elaborare correttamente le buste paga.
Un sistema di rilevazione presenze consente di raccogliere le timbrature di entrata e uscita di ciascun dipendente, indicando le ore lavorate ogni giorno. Integrato con un modulo di gestione delle assenze, offre una visione completa dell’attività lavorativa, permettendoti di:
- Controllare le ore lavorate e gli straordinari, con piena visibilità dei costi;
- Monitorare le approvazioni dei cartellini, evitando ritardi nel ciclo payroll;
- Verificare chi è presente sul luogo di lavoro, chi in smartworking e chi ha richiesto ferie o ingressi posticipati, in modo da monitorare sia la situazione generale che i casi specifici;
- Assegnare ore di presenza e congedo in base a progetti e centri di costo, per calcolare al meglio le spese;
- Creare report e dashboard per analisi avanzate.
Un sistema di rilevazione delle presenze è fondamentale per verificare le effettive ore lavorate, eventuali straordinari, gestire i turni e la produttività.
Scegliere Gi HR Services come Partner per la gestione ti queste attività permetterà alla tua azienda di muoversi in totale serenità, optando per una soluzione flessibile, precisa ed efficiente.
