La gestione delle ferie è curata con particolare attenzione dai dipartimenti delle risorse umane, soprattutto durante l’estate, scelta da molti dipendenti in Italia per godere di un periodo di riposo e dalle imprese per una chiusura generale. Questo momento di pausa è fondamentale per il personale, che può rilassarsi e ricaricarsi per poi tornare alla propria attività con maggiori stimoli ed energia.
Il loro corretto utilizzo e la giusta pianificazione sono altrettanto rilevanti per garantire il perfetto svolgimento dei processi interni dell’azienda, ma può capitare che alcuni dipendenti, in passato, non abbiano usufruito completamente dei propri diritti e che quindi si trovino nella situazione di dovere smaltire delle ferie arretrate.
Come ci si deve comportare in questa situazione? Come si possono gestire la fruizione, lo smaltimento e il pagamento delle ferie arretrate? Va ricordato che le ferie rappresentano un diritto irrinunciabile per il lavorare (articolo 36 della Costituzione) e che vige il divieto di monetizzazione per un periodo minimo di quattro settimane nel corso dell’anno.
Quando un dipendente deve godere delle ferie
Oltre all’articolo 36 della Costituzione, il tema delle ferie è anche al centro dell’articolo 2109 del Codice Civile. La durata minima legale è stabilita dal Decreto Legislativo 66/2003: tutti i lavoratori dipendenti hanno diritto ad almeno quattro settimane di ferie all’anno. Nello specifico:
- Due settimane da fruire nel corso dell’anno di maturazione.
- Due settimane da utilizzare entro i diciotto mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.
Questi sono i minimi di leggi, ma ogni singolo CCNL può prevedere dei benefici migliori e i contratti collettivi nazionali possono anche indicare criteri differenti sulle modalità di calcolo dei giorni di ferie e sulla loro attribuzione. Il periodo di fruizione può essere scelto dal lavoratore, ma deve essere approvato dall’azienda, oppure viene definito dall’impresa stessa in caso di chiusura generale.
Perché ci possono essere delle ferie arretrate? Come procedere con lo smaltimento
Le motivazioni possono essere varie e sono legate sia alla sfera produttiva sia al rapporto che si instaura tra dipendente e datore di lavoro. È anche vero che ogni settore e azienda ha una propria stagionalità, con relativi picchi di lavoro: questo può impedire una pausa del personale o generare stress, costringendo le risorse a rimandare il periodo di riposo a un momento diverso.
I Team HR ricoprono un ruolo fondamentale nell’evitare che certe situazioni si manifestino, garantendo al lavoratore di godere del proprio diritto e assicurando che l’azienda non incorra in sanzioni amministrative. Si può procedere in due differenti modalità, in base alla situazione contingente:
- Comunicare al dipendente i giorni di ferie accumulate e invitarlo ad utilizzarli. Si evidenzia la situazione in forma scritta e il lavoratore sarà tenuto a compilare un piano ferie, riconsegnandolo all’impresa.
- Obbligare il lavoratore dipendente ad usufruire dei giorni di ferie arretrate. In questo caso si comunicano al dipendente i giorni in cui dovrà osservare le ferie, richiedendo una firma solo per presa visione finale.
È buona norma, per l’azienda, concordare, con le proprie persone, un programma annuale di smaltimento ferie, evitando che l’impresa stessa debba sostenere dei costi “nascosti” legati al mantenimento di giorni non goduti di ferie. Ogni mese, infatti, tutti i dipendenti maturano dei giorni di ferie (mediamente 2,16 a persona).
Ogni giornata di ferie ha un costo pari a quello di una lavorativa. Tale costo è, naturalmente, “fittizio”: se il dipendente usufruisce delle ferie, all’azienda non peseranno economicamente. Tuttavia, qualora il dipendente presenti le dimissioni con delle ferie non godute, il datore di lavoro sarà obbligato a liquidarle nell’ultima busta paga, comprensive dei relativi contributi. È, quindi, nell’interesse dell’azienda, fare in modo che ogni dipendente, accumuli il minor numero possibile di giornate di ferie e che, soprattutto, ne usufruisca nel corso dell’anno.
Si possono liquidare le ferie arretrate?
In linea generale, le ferie arretrate non possono essere monetizzate, ovvero pagate, durante il rapporto di lavoro, come previsto dal Decreto Legislativo 66/2003, in quanto diritto considerato irrinunciabile, con relativo obbligo di godimento da parte del personale. Tuttavia, in caso di mancata fruizione parziale o completa delle ferie relative all’anno precedente, le aziende sono tenute a versarne i contributi previdenziali corrispondenti.
È, quindi, chiara la motivazione che spinge le aziende ad incentivare il proprio personale a godere delle ferie e a smaltire quelle relative all’anno precedente.
Il pagamento, come accennato, è consentito soltanto in caso di scadenza del contratto, risoluzione del rapporto, eccedenza dei giorni di ferie arretrate al di sopra del minimo previsto dalla legge. In questi casi si parla di indennità sostitutiva per ferie non godute.
Piani ferie e software per la gestione
Quando la gestione delle ferie non è ben organizzata si rischia di incidere sulle necessità operative dell’azienda. Perciò è fondamentale pianificarle e comunicarle con il dovuto anticipo, in modo da mantenere il controllo della situazione: un software dedicato si rivela una soluzione efficace e pratica per conciliare le esigenze dei lavoratori con quelle dell’impresa.
Un applicativo per la gestione del piano ferie è uno strumento strategico che offre una visione chiara e dettagliata dei periodi di assenza ed è essenziale per i datori di lavoro, in quanto supporta il mantenimento della continuità operativa aziendale e assicura ai dipendenti la necessaria flessibilità nella scelta del periodo più idoneo per usufruire delle ferie.
L’adozione di una soluzione centralizzata e automatizzata come un software per le risorse umane consente un notevole risparmio di tempo e risorse, garantendo la massima flessibilità e riducendo al minimo gli errori, convogliando la gestione di tutti gli aspetti relativi al personale in un unico punto.
Date e tempistiche per lo smaltimento delle ferie residue
Il 30 giugno di ogni anno il datore di lavoro e il team HR sono tenuti a verificare il monte ferie goduto da ogni dipendente nell’anno precedente e, in caso di mancata fruizione parziale o completa, dovranno essere versati i contributi previdenziali corrispondenti. Il 30 giugno 2026 scadrà il termine per la fruizione delle ferie maturate nel 2024, mentre entro il 20 agosto si è tenuti a versare i contribuiti per i giorni non utilizzati.
Sanzioni per mancata fruizione delle ferie
- Da 120 a 720 euro in caso di violazioni per un solo anno riguardanti massimo cinque lavoratori.
- Da 480 a 1.800 euro in caso di violazioni riguardanti più di cinque lavoratori o verificate per due anni.
- Da 960 a 5.400 euro in caso di violazioni riguardanti più di dieci lavoratori o verificate in almeno quattro anni.
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