La gestione della flotta aziendale è una delle attività più rilevanti all’interno di un’azienda, considerando gli investimenti legati al mantenimento di un parco auto. Occuparsi di questa mansione con risorse interne potrebbe comportare dei costi elevati e potrebbe togliere del tempo al personale per svolgere attività di core business.
Affidarsi a degli esperti in outsourcing ed esternalizzare il compito assicura diversi benefici. Gi HR Services è un punto di riferimento sul mercato italiano ed è un partner affidabile e meticoloso per le realtà che hanno bisogno di un supporto per la gestione della flotto aziendale, il monitoraggio dei costi e il controllo delle scadenze del parco auto.
Come ridurre i costi delle flotte aziendali?
I costi di gestione delle auto aziendali sono spesso elevati e le società hanno la necessità di contenere le spese, anche perché una flotta di medie dimensioni può impiegare una parte importante del budget annuale. Quali sono le strategie per risparmiare? Esistono delle misure facilmente percorribili che permettono di ridurre i costi delle auto aziendali.
- Compilare efficacemente la car list. Quando si stila questo documento è importante capire come verranno utilizzate le auto della flotta.
- Prevedere gli interventi di manutenzione. In funzione dei modelli scelti e del chilometraggio percorso, bisogna pensare a un piano che non miri soltanto a riparare i veicoli qualora ce ne fosse bisogno, ma che tenga anche traccia di tutti gli interventi manutentivi da effettuare per prevenire eventuali guasti. Monitorando i veicoli durante tutto il loro ciclo di vita, sarà possibile essere informati tempestivamente riguardo a tutti gli interventi come il cambio dell’olio o degli pneumatici, il controllo dell’impianto di riscaldamento/raffrescamento, il controllo dei freni, il tagliando e così via.
- Determinare correttamente il costo totale di proprietà. Il cosiddetto TCO (Total Cost of Ownership) misura il costo reale di un veicolo, comprese voci come l’ammortamento e tutte le spese associate. Calcolare accuratamente il TCO l’azienda determinerà quando sostituire i veicoli della flotta o se prendere in considerazione il passaggio a veicoli in leasing. Per calcolare il TCO bisogna considerare: costo di acquisizione/noleggio, costo del carburante, tassa sulle auto aziendali, costo di manutenzione dei veicoli, costo di assicurazione.
- Inserire nella car list i veicoli green. La mobilità ecosostenibile ha molteplici vantaggi, che permettono all’azienda di usufruire di incentivi e di risparmiare sui costi del carburante.
- Incoraggiare una guida efficiente in termini di consumo di carburante.
Software di gestione flotte aziendale: un valido aiuto per la tua azienda
Sul mercato sono presenti diversi software che assicurano un’organizzazione ottimale e il controllo dei processi di gestione della flotta. Questi sistemi permettono di offrire un servizio puntuale all’interno dell’azienda, la quale riesce a contenere i costi e a prendere le giuste decisioni in quello che è un asset strategico per l’impresa. Questi software permettono di tenere sotto controllo qualsiasi tipologia di vettura: veicoli di proprietà, a noleggio o in leasing, riservati in benefit a un dipendente o messi a disposizione di tutta l’azienda.
I software per la gestione della flotta aziendale consentono di importare facilmente i costi e riconciliare automaticamente i flussi di fatturazione relativi alle spese. Tutti i processi di amministrazione, organizzazione, sviluppo e sicurezza di ogni persona in azienda vengono perfettamente integrati, ottimizzando l’organizzazione e controllano i costi delle trasferte aziendali e gestendo le note spese: in modo efficiente ed efficace si potranno governare tutti i processi legati alla mobilità del personale aziendale.
Gestione flotta aziendale: i servizi garantiti da Gi HR Services
Gi HR Services garantisce una gestione completa per il monitoraggio dei costi e delle scadenze della flotta auto aziendale (sia veicoli di proprietà, che a noleggio o in leasing, o messi a disposizione di tutta l’azienda). Anche la fatturazione elettronica è gestita agevolmente grazie all’import automatico dei costi e alla riconciliazione dei flussi di fatturazione relativa alle spese della flotta auto aziendale.
Gi HR Services si occupa anche dell’elaborazione di buste paga e cedolini, garantisce un servizio di payroll in outsourcing per le aziende e rappresenta il partner ideale per quelle realtà che necessitano di un supporto per la gestione delle presenze, l’elaborazione di note spese, la gestione documentale e la definizione di budget del personale.
