Una serie di interventi normativi in materia di compliance ha interessato da vicino le aziende negli ultimi anni, a incominciare dal Decreto Legislativo 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa. Sono poi state varate anche alcune disposizioni riguardanti la protezione dei dati personali e la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, oltre a quelle sull’anticorruzione e sul whistleblowing.
Alle singole organizzazioni è sempre più richiesto un sistema di controllo interno efficiente, che sappia garantire la conformità alle varie normative in maniera integrata e contribuire al raggiungimento di elevati obiettivi di performance. Questo approccio consente una gestione più efficace, potenziando le sinergie tra i vari processi aziendali ed evitando la sovrapposizione di ruoli e presidi.
Perché la compliance integrata è un buon investimento per le aziende?
In un contesto economico globale sempre più sfidante, l’adozione di un approccio di compliance integrata emerge come una strategia lungimirante e imprescindibile. Tale integrazione si configura come un investimento strategico ad ampio spettro, in grado di generare benefici tangibili come la centralizzazione delle attività ad un unico partner esperto, la riduzione dei rischi, il contenimento dei costi operativi, il rafforzamento della reputazione aziendale e della fiducia degli stakeholder.
In questa prospettiva, l’esternalizzazione della gestione di tali aspetti e l’implementazione di un sistema di compliance integrato si traduce in significativi vantaggi competitivi, conferendo alle imprese una solida base per affrontare le sfide del mercato con maggiore consapevolezza e preparazione, come:
- Retention delle risorse umane, naturale conseguenza delle condizioni di salute e sicurezza dei luoghi di lavoro e dell’adozione di politiche di welfare.
- Miglioramento delle proprie performance di sostenibilità, in linea con gli obiettivi prefissati dall’Unione Europea in ambito ESG, con una conseguente creazione di cost-saving per la riduzione degli sprechi.
- Crescita della brand reputation, che favorisce una maggiore attrattività per clienti e fornitori attenti alla compliance.
- Accesso a nuovi mercati e al credito, nonché la prevenzione dei rischi connessi al mancato rispetto delle normative, sempre più articolate e stringenti.
Come la compliance integrata può aiutare a raggiungere obiettivi di sostenibilità
Un’azienda che desidera raggiungere determinati obiettivi di sostenibilità è tenuta all’osservazione delle varie normative, adottando modelli organizzativi e di business integrati come l’adesione ai vari progetti anticorruzione, l’adozione di codici etici e di condotta, l’implementazione di sistemi di gestione ISO 14001 e 45001. L’approccio integrato è essenziale per proseguire il cammino verso il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità e di elevati standard di performance aziendali.
I sistemi di compliance attribuiscono alle aziende il compito di valutare i potenziali rischi e di adottare delle misure volte a ridurli, la cui efficacia è garantita da un’attività di auditing volta alla verifica dell’effettiva implementazione nonché al conseguente rispetto.
Una corretta raccolta di informazioni consente di verificare lo stato as is rispetto agli obiettivi to be e di intervenire tempestivamente nell’attività di prevenzione; inoltre, un’equa ripartizione dei compiti e delle responsabilità all’interno di un’impresa renderà ancora più efficaci ed effettivi i sistemi di compliance.
Per la vita di un’azienda appare utile ricorrere a un sistema che abbracci le varie discipline impiegando i medesimi metodi di analisi del rischio e i vari criteri di controllo. Proprio questo è il compito della compliance integrata: definire delle procedure attraverso l’utilizzo di un linguaggio e di una metodica comune, garantendo una maggiore uniformità a livello di policy aziendale.
Sarà sempre più importante evitare le possibili eccezioni e strutturare, ove possibile, processi standard all’interno dell’azienda, in modo da limitare le fonti di rischio e gli errori da mancato adempimento alle normative.
I motivi per avvalersi di un unico provider ed utilizzare una piattaforma di compliance integrata
L’adozione di una piattaforma di compliance integrata il supporto di consulenti esperti per la sua gestione, si configura come una scelta strategica di primaria importanza per le imprese che ambiscono al raggiungimento della conformità normativa e operativa, in un panorama sempre più complesso e in mutamento. Tali strumenti non si limitano a centralizzare e automatizzare i processi, ma danno accesso a conoscenze e competenze verticali difficilmente reperibili e offrono un ambiente sinergico che favorisca una visione olistica dei rischi e delle interdipendenze tra le diverse aree e funzioni aziendali, oltre a benefici su molteplici livelli:
- Offre un vantaggio fondamentale nell’ottenere informazioni approfondite. A causa della natura interconnessa dei diversi programmi software, i dati vengono archiviati in modo standardizzato con analisi eseguite automaticamente su tutti loro. Riunire tutto offre a un’organizzazione una panoramica decisamente più ampia di tutti i suoi processi di compliance implementati, per cui le metriche chiave vengono presentate sotto forma di report e dashboard facilmente comprensibili in tempo reale. Ciò consente a un’organizzazione di soddisfare tutti i requisiti di compliance necessari, prendere le decisioni aziendali corrette e scoprire rischi che altrimenti sarebbero rimasti invisibili.
- Fornisce report e analisi accessibili a tutti gli stakeholder. La digitalizzazione dell’audit trail traccia ogni fase finanziaria e gli accessi ai documenti, efficientando notevolmente le verifiche. I team di audit possono così concentrarsi sui registri delle modifiche, riducendo interrogazioni individuali e burocrazia. Inoltre, una pista di controllo elettronica fornisce prove solide in caso di indagini o richieste da parte delle autorità di regolamentazione.
- Centralizza gli strumenti digitali, ottimizzando l’efficienza con risorse limitate e migliorando la comprensione della compliance e delle sue implicazioni. A livello aziendale, un sistema unico aumenta l’accettazione e la consapevolezza sull’importanza della conformità, poiché i dipendenti familiarizzano con un solo strumento per diverse attività.
- Il passaggio da un’attività di compliance a un’altra è semplice e lineare, inoltre i controlli sulla IT security e sulla privacy dei dati devono essere eseguite una sola volta.
- La scalabilità è uno dei principali vantaggi di una piattaforma di compliance integrata. Una piattaforma integrata, con aggiornamenti costanti e moduli aggiuntivi, permette di gestire questa complessità senza un aumento proporzionale della manodopera. Inoltre, per l’espansione internazionale, tali piattaforme facilitano l’aggiunta di nuove lingue, superando le barriere linguistiche e normative in modo più efficiente rispetto a sistemi meno recenti.
- Interpretazione dei dati e suggerimento di azioni e soluzioni correttive, grazie al supporto di consulenti esterni, avrai accesso a conoscenze e competenze verticali e costantemente aggiornate, delegherai le attività non-core, ti concentrerai sulla crescita del tuo business, mantenendo un’elevata competitività sul mercato e ottimizzando i costi.
I servizi di Gi HR Services in ambito compliance
Gi HR Services è l’HR Service Provider di riferimento per le aziende che ricercano specialisti per l’outsourcing delle attività di amministrazione delle risorse umane e dei processi HR, di cui siamo specialisti da oltre 20 anni. Offriamo un servizio sempre aggiornato su tutte le normative di riferimento, preciso, puntuale e professionale, in maniera fluida e coordinata con i nostri clienti, adattandoci ad ogni specifica esigenza.
Affidarsi a un consulente in outsourcing permette di godere di un cost saving pur mantenendo aggiornata la propria base di conoscenza normativa e concentrandosi su mansioni strategiche per l’impresa. Grazie al nostro approccio consulenziale, volto a fornire servizi innovativi e sempre all’avanguardia, mettiamo a disposizione delle aziende le conoscenze e competenze dei nostri esperti in materia, costantemente aggiornati su tutte le normative di riferimento.
