Secondo una ricerca condotta dall’Osservatorio Intelligent Business Process Automation del Politecnico di Milano il 40% delle grandi imprese italiane impiega sistemi di RPA, Robotic Process Automation; questo dato evidenzia una crescita da parte delle imprese in termini di consapevolezza riguardo l’importanza dell’automazione per migliorare l’efficienza operativa nei propri processi aziendali.
Le realtà italiane registrano un livello più elevato di quello francese (36%), in linea con quello tedesco (41%) e inferiore soltanto alla Gran Bretagna (48%). I margini di miglioramento nell’utilizzo degli strumenti analitici per ottimizzare i processi aziendali sono molto alti, considerando che soltanto il 38% delle aziende utilizza tecniche avanzate come la process mining (analisi dei dati relativi agli eventi per migliorare i processi operativi) o process intelligence (raccolta automatica e continua dei dati di processo nei sistemi aziendali, per passare ad un processo decisionale proattivo),e il 23% delle grandi imprese ha integrato l’intelligenza artificiale nei propri processi di automazione.
I settori più attenti all’innovazione sono finanza, utility, telecomunicazioni, manufacturing e servizi. Le aree aziendali in cui la penetrazione delle tecnologie è maggiore sono amministrazione, finanza e controllo (76%), seguite da operations (65%) e acquisti (61%), mentre l’ambito HR è in forte evoluzione.
Per quanto riguarda le piccole e medie imprese, invece, l’adozione di soluzioni RPA è limitata al 9%, ma il mercato si sta aprendo sempre di più alle esigenze delle PMI.
Cos’è la Robotic Process Automation e come può migliorare la produttività aziendale
La Robotic Process Automation (RPA) adotta tecnologie intelligenti di automazione per eseguire attività ritenute ripetitive, come ad esempio l’estrazione e la compilazione di dati. Questi strumenti completano l’esecuzione autonoma di varie attività di processi aziendali ad alto volume, dando così la possibilità a determinate figure professionali, con competenze verticali, di potersi concentrare su attività più core e complesse.
La RPA si basa sui processi e dunque questi tipi di bot possono seguire soltanto i passaggi definiti dall’utente finale, mentre l’intelligenza artificiale adotta il machine learning per riconoscere modelli nei dati e imparare nel tempo, migliorando sempre più le proprie decisioni sulla base degli input ottenuti e output raccolti. Possiamo, dunque, affermare che la Robotic Process Automatic serve a replicare attività dirette dall’uomo, ma si completa con l’AI, che può aiutare ad automatizzarle in modo più completo e a gestire casi d’uso più complessi.
L’incremento dell’adozione della RPA è ascrivibile alla sua idoneità nel risolvere importanti sfide aziendali di rilevante importanza, quali la contrazione dei costi operativi e l’ottimizzazione dell’efficienza. La duttilità dei bot consente alle imprese di adeguare i processi alle variazioni della domanda, mentre la sua scalabilità permette di estendere l’automazione a molteplici funzioni aziendali, conseguendo un’ottimizzazione dell’operatività complessiva.
I KPI che si possono migliorare con la RPA
La cosiddetta robotica software combina dunque API – Application Programming Interface (l’interfaccia di programmazione delle applicazioni, indica un insieme di definizioni e protocolli per la creazione e l’integrazione di applicazioni software) e interazioni con l’interfaccia utente e implementa script che emulano i processi umani, per svolgere mansioni molto operative e ripetitive. Quali sono i KPI che la RPA aiuta a migliorare?
- Disponibilità di servizio. L’utilizzo di bot consente di ampliare l’offerta al pubblico, ad esempio nei processi di customer service si può arrivare a una copertura 24/7.
- Velocità di esecuzione. Con il supporto della RPA si riducono i tempi rispetto a quelli necessari con un intervento manuale, generando così un significativo risparmio.
- Accuratezza. I processi automatizzati garantiscono precisione e così gli errori possono essere sensibilmente contenuti, riducendo anche il tempo richiesto per eventuali correzioni.
- Continuità. L’automatizzazione aiuta a minimizzare possibili interruzioni di servizio che potrebbero provocare delle perdite economiche, mantenendo la propria continuità operativa.
- Valore commerciale atteso. Il miglioramento dell’efficienza operativa e della qualità offerta, legato alla maggiore accuratezza e disponibilità del servizio, si traduce in un aumento del valore dell’offerta aziendale.
Come funziona la RPA in ambito HR e le sfide all’orizzonte
È importante che i software RPA per le risorse umane includano tre funzionalità principali:
- Integrazione con i sistemi aziendali: capacità di interfacciarsi con le diverse applicazioni utilizzate in azienda.
- Gestione e sicurezza: strumenti per la configurazione, il monitoraggio e la protezione dei processi automatizzati.
- Sviluppo semplificato: interfacce “low-code” per la creazione di script di automazione senza richiedere competenze di programmazione avanzate.
Questi sistemi automatizzati, grazie all’accesso ai dati tramite sistemi esistenti e integrazioni con altre applicazioni, possono emulare il comportamento di un operatore umano, eseguendo attività molto operative e ripetitive. La forza di una RPA risiede nella sua capacità di integrarsi in modo rapido e semplice con le interfacce utente.
Questa, infatti, creerà nuovi ruoli per compiti più complessi, permettendo ai dipendenti di dedicarsi a strategie avanzate e soluzioni di business. Le aziende dovranno incentivare una cultura di apprendimento e innovazione con l’evoluzione delle responsabilità lavorative.
L’adattabilità della forza lavoro sarà fondamentale per il successo dei progetti di automazione e trasformazione digitale: formando il personale e investendo in programmi di formazione, si potranno preparare i team ai continui cambiamenti delle priorità e a governare queste tecnologie.
I servizi in outsourcing di Gi HR Services
Le attività di back office amministrativo sono spesso imprescindibili per il corretto funzionamento dell’azienda ma, tuttavia, “accessorie” poiché spesso molto operative o ripetitive e con una bassa richiesta di competenze specifiche verticali. competenze specifiche verticali.
Mantenere in-house la loro gestione, quindi, può risultare poco strategico, poiché si dovranno sostenere importanti investimenti, a partire dal tempo impiegato, alle risorse dedicate e alla loro formazione, fino agli strumenti di lavoro e relativo mantenimento, senza dimenticare i rischi legati alla non-continuità per eventuali vacancy o turnover del personale.
Gi HR Services è il Partner che, mettendo in campo le migliori soluzioni di RPA per la gestione, ti supporta nella gestione di attività altamente operative e ripetitive come:
- Registrazione PO.
- Gestione note spese.
- Registrazione fatture/Fatturazione elettronica.
- Attività del settore assicurativo.
- Solleciti mancati pagamenti.
- Dematerializzazione e digitalizzazione documenti.
