La gestione e l’elaborazione delle buste paga dei dipendenti di un’azienda e di tutte le attività collegate si sta rivelando sempre più complessa e richiede un’elevata specializzazione, tanto che per le imprese è più vantaggioso affidarsi a degli esperti in outsourcing, in modo da potersi concentrare sul loro core business, ottimizzando tempi e costi di processo, evitando discontinuità delle operazioni e beneficiando in elevata competenza a disposizione.
L’esternalizzazione dei payroll incomincia con l’elaborazione dei cedolini, per cui ci si può avvalere dell’ausilio di software dedicati che consentono una gestione ordinata e precisa di questa fase. La gestione di presenze, assenze, ferie e trasferte è un’attività correlata decisamente importante e si può sostenere con i sistemi di timbratura e di rilevazione di ultima generazione ed avviene in precedenza all’elaborazione delle buste paga, fondamentali per lo svolgimento di quest’ultima.
I vantaggi dell’elaborazione payroll in outsourcing
Esternalizzare la gestione delle buste paga permette di:
- Trasformare costi fissi in variabili;
- Mettere in sicurezza il proprio processo payroll da eventuali discontinuità date da turnover o vacancy del personale;
- Mantenere una base costantemente aggiornata rispetto alla Normativa vigente e alle novità introdotte in un panorama in continuo mutamento;
- Avere accesso a competenze specialistiche dedicate;
- Ottimizzare i processi grazie alla messa a disposizione della tecnologia best in class.
- Integrare l’amministrazione di tale attività con servizi aggiuntivi come la gestione presenze/assenze, budget del personale, flotta auto, note spese, HCM, salute e sicurezza sul lavoro, back office, dematerializzazione e digitalizzazione e molto altro ancora, tramite un unico Service Partner.
L’importanza dei software per buste paga
Secondo uno studio condotto dall’Osservatorio Professionisti Zucchetti nel 2024 su un campione di 996 realtà professionali distribuite su tutto il territorio nazionale, l’82% delle imprese ritiene che i propri collaboratori debbano adeguare le proprie competenze digitali a fronte delle continue evoluzioni del mercato.
Affidarsi a un supporto esterno per la gestione delle buste paga è molto vantaggioso per un’impresa vista la crescente difficoltà nel trovare collaboratori specializzati e nell’elaborare grandi volumi di payroll, ma anche perché permette di fare fronte a pensionamenti, dimissioni, periodi di maternità e assenze prolungate che causano mancanza di risorse.
La tecnologia riveste un ruolo sempre più importante nel mondo del lavoro e supporta quotidianamente chi è impegnato nell’elaborazione dei payroll, visto che facilita le attività di studio, ottimizza i tempi di elaborazione e fornisce approfondimenti specifici sulla gestione dei nuovi adempimenti normativi. I vantaggi possono essere diversi, come:
- Miglioramento della qualità del servizio che viene offerto ai propri clienti fornendo servizi di consulenza ad alto valore aggiunto.
- Riduzione dei costi di formazione e gestione interna.
- Risposte rapide ed efficienti ai picchi di lavoro, oltre che alle urgenze quotidiane del processo paghe.
- Uso di sistemi tecnologici all’avanguardia;
- Maggiore precisione e puntualità nell’elaborazione dei dati, senza il rischio di perdere informazioni importanti, indipendentemente dalle emergenze.
- Disponibilità di una base precaricata e costantemente aggiornata dei CCNL esistenti, con la sola necessità di inserire i dati di presenza dei dipendenti per procedere con l’elaborazione automatica delle buste paga.
- Possibilità di avviare il controllo delle anagrafiche e dei cedolini elaborati per individuare in automatico eventuali anomalie e, nel caso, intervenire direttamente sulla singola voce per modificarla.
- Possibilità di archiviare e conservare in formato digitale la documentazione condivisa con il personale.
Come funziona il service payroll e cosa comprende?
Un outsourcing di valore deve essere flessibile adattandosi alle esigenze della propria clientela, ma deve anche tutelare l’impianto e il database dell’impresa, a cui rimane la titolarità di tutti i dati.
Avere un coordinatore del progetto, fortemente orientato agli obiettivi e che operi come interlocutore con l’impresa, è molto importante: un rapporto costante consolida la fiducia tra il provider e il cliente, permettendo a quest’ultimo di concentrarsi sullo sviluppo del proprio business.
È inoltre importante disporre di figure di consulenti tecnici che conoscano il software e i relativi aggiornamenti da implementare, nonché di payroll specialist e payroll team leader dedicati, rispettivamente alla gestione dell’operatività e al controllo qualità e scadenze dei processi applicati.
Payroll, buste paga e gestione del personale: i servizi di Gi HR Services
Scegliere il giusto provider in outsourcing è importante per le aziende ed è proprio per questo motivo che Gi HR Services si adopera per essere il partner ideale in grado di soddisfare le necessità delle imprese e delle persone che vi lavorano.
Da vent’anni siamo esperti di payroll e servizi di amministrazione del personale in outsourcing. Il primo passo verso un ambiente di lavoro propositivo e stimolante è fornire ai dipendenti le buste paga in maniera precisa e puntuale, rispondendo agli adempimenti mensili e annuali. Offriamo un servizio che permette alle aziende di semplificare la gestione interna e di ridurre i costi.
Le nostre soluzioni di Payroll Outsouricng sono flessibili, scalabili e adattabili alle esigenze della tua azienda, indipendentemente dal tipo di business e settore di riferimento e vanno dal light, al full outsourcing, decidendo, quindi, se mantenere il controllo o esternalizzare completamente tutto il tuo processo payroll e ufficio di amministrazione HR.
Gi HR Services non è soltanto un payroll outsourcing provider, ma offre un servizio completo esternalizzato ai clienti: gestione delle presenze, budget del personale, nota spese, sicurezza sul lavoro, HCM, gestione documentale, di APO (Administrative Process Outsourcing), gestione del Back Office Amministrativo HR e soluzioni ad-hoc per l’esternalizzazione dell’ufficio HR, in ottica di una progressiva digitalizzazione dei processi.
Siamo Top Service Partner Zucchetti: abbiamo ottenuto e manteniamo da parte di Zucchetti la certificazione sulle competenze e conoscenze che riguardano il migliore utilizzo della tecnologia da parte del personale dedicato al Servizio. Un impegno che rinnoviamo ogni anno, per noi, i nostri Clienti e Partner. Per questo motivo mettiamo a disposizione la tecnologia best in class per una gestione completa di tutto il processo payroll, accompagnando le aziende in un’ottica di HR Digital Transformation e rimanendo costantemente aggiornati su ogni innovazione tecnologica.
