Caso studio: una gestione documentale più efficiente

Il progetto

A seguito di un confronto con la Direzione del nostro cliente – una società attiva nello sviluppo e nella commercializzazione di medicinali, integratori alimentari e dispositivi medici volti a migliorare la salute e il benessere delle persone – è emersa l’esigenza di implementare un sistema di verifica e gestione documentale dei bollettini gestiti dagli informatori scientifici.

Il nostro approccio consulenziale ha permesso di rispondere a questa esigenza attraverso una soluzione di outsourcing dedicata alle attività di Back Office Amministrativo.

Esigenze principali del cliente

• Esternalizzare un’attività operativa, ripetitiva, non core e a basso valore aggiunto, caratterizzata da elevati volumi ma strategica per il rispetto delle normative che regolano la distribuzione dei campioni gratuiti.
• Introdurre strumenti digitali per ridurre gli errori, aumentare l’efficienza operativa e migliorare il controllo complessivo del processo.

Cosa abbiamo fatto: attività metodologiche

• Analisi approfondita della procedura esistente e della relativa documentazione.
• Presa in carico e utilizzo degli strumenti del Cliente, con integrazione nei nostri flussi operativi.
• Progettazione di un supporto informatico dedicato, finalizzato a snellire e automatizzare il controllo massivo dei dati.
• Allineamento costante con il Cliente per la condivisione dei requisiti, la validazione delle soluzioni e il monitoraggio dei risultati.

Cosa è emerso dalle attività metodologiche svolte

Il processo esistente è risultato fortemente oneroso e obsoleto, altamente esposto all’errore umano e limitato a controlli puntuali sui singoli documenti. Non prevedeva infatti:

• Verifiche su dati progressivi e analisi nel medio-lungo periodo.
• La possibilità di produrre statistiche e reportistica a supporto della valutazione complessiva della situazione.

Risultati conseguiti

• Riduzione degli errori di verifica documentale grazie all’introduzione del supporto informatico e alla standardizzazione dei controlli.
• Diminuzione dei tempi medi di lavorazione dei bollettini, con incremento della produttività per Full-Time Equivalent (FTE).
• Aumento della copertura dei controlli.
• Miglioramento della compliance rispetto alla normativa sulla distribuzione dei campioni gratuiti, grazie a tracciabilità e storicizzazione dei dati.
• Disponibilità di reportistica periodica e statistiche a supporto delle decisioni della Direzione (trend, anomalie, volumi).
• Liberazione di capacità interna del Cliente, riallocabile su attività a maggior valore aggiunto.

KPI attesi: indicatori da monitorare

1. Tasso di errore sui controlli documentali (% di documenti con anomalie rispetto al totale verificato).
2. Tempo medio di lavorazione per bollettino (minuti/bollettino).
3. Volumi gestiti per periodo (numero di bollettini/mese e campioni gestiti).
4. Percentuale di controlli effettuati sul totale dei documenti ricevuti (100% copertura).
5. Livello di compliance (numero di non conformità rilevate rispetto alla totalità dei dati).
6. Livello di servizio dell’outsourcer (SLA): rispetto delle tempistiche concordate e disponibilità della reportistica.

Soluzioni di outsourcing per il Back Office Amministrativo

Le attività di Back Office Amministrativo sono spesso indispensabili per il corretto funzionamento dell’azienda ma vengono considerate accessorie, poiché non richiedono competenze altamente specialistiche e sono caratterizzate da attività ripetitive e ad alto volume, soprattutto nella gestione di dati e documenti.

Gestirle internamente può comportare investimenti significativi in termini di risorse, formazione e strumenti di lavoro, oltre ai rischi legati a turnover e continuità operativa.

L’esternalizzazione del Back Office Amministrativo consente invece di affidarsi a professionisti specializzati, ottenendo maggiore efficienza, controllo dei processi e ottimizzazione delle risorse.

Esempi di attività esternalizzabili

Registrazione PO

• Creazione Entrata Merci nel sistema contabile dell’azienda.
• Verifica della correttezza dell’Ordine di Acquisto (ODA) rispetto alla fattura.

Registrazione fatture / Fatturazione elettronica

• Gestione completa del processo di fatturazione passiva, dall’indirizzamento verso i corretti interlocutori aziendali fino alla registrazione delle fatture ricevute.

Solleciti mancati pagamenti

• Gestione dei solleciti.
• Recall e rendicontazione per il recupero crediti.

Gestione note spese

• Controllo e chiusura della nota spese sul sistema travel aziendale.
• Verifica della correttezza della documentazione caricata dal dipendente.
• Gestione dell’iter autorizzativo con dipendente e responsabile.
• Trasmissione delle informazioni per la chiusura del flusso contabile o payroll.

Digitalizzazione

• Trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale mediante strumenti del cliente o tecnologie di conservazione digitale messe a disposizione da Gi HR Services.

Pratiche assicurative

• Gestione della denuncia e della richiesta danni.
• Apertura del sinistro.
• Incarico peritale e relativo sollecito.
• Derubricazione dei sinistri.
• Gestione dei seguiti.
• Gestione delle richieste di accesso agli atti.