Caso studio: mappatura e digitalizzazione delle Concessioni
Il progetto
La Direzione Regionale aveva bisogno di sapere quante concessioni di suolo e acque erano presenti nell’archivio storico documentale, quali fossero ancora valide, quali dovessero essere rinnovate o regolarizzate e se le informazioni presenti negli archivi cartacei coincidessero con quelle del sistema informatico.
L’obiettivo era ottenere una visione unica, completa e affidabile per semplificare la gestione del Demanio Idrico Regionale, migliorare i processi amministrativi e recuperare eventuali canoni non riscossi.
Esigenze principali del cliente
- Ricostruire in modo sistematico e aggiornato lo stato delle concessioni di suolo e acque del Demanio Idrico Regionale.
- Verificare la correttezza della migrazione storica dei dati e dei fascicoli dagli archivi provinciali al sistema informatico.
- Disporre di una mappatura unica e affidabile delle concessioni attive, scadute, sospese o da regolarizzare.
- Ridurre la frammentazione documentale e digitalizzare gli archivi cartacei.
- Uniformare processi, criteri e strumenti tra i diversi uffici competenti.
- Valorizzare correttamente i canoni concessori per recuperare il potenziale economico e garantire trasparenza amministrativa.
Cosa abbiamo fatto
Abbiamo analizzato le modalità operative dei funzionari responsabili del rilascio delle concessioni, verificato i dati presenti nel sistema informatico e visitato gli uffici e gli archivi fisici.
Attraverso interviste ai responsabili e agli operatori abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie per comprendere l’organizzazione dell’archivio storico, verificare la classificazione delle pratiche, individuare le criticità e stimare il potenziale economico delle concessioni non ancora valorizzate.
Attività metodologiche svolte
- Analisi AS IS dei processi, degli archivi cartacei e delle modalità operative.
- Accesso al Sistema Informativo utilizzato dal cliente.
- Definizione di questionari strutturati.
- Ricognizione fisica e fotografica.
- Mappatura di:
- logiche di numerazione e classificazione delle pratiche;
- livelli di digitalizzazione;
- arretrati e volumi non trattati;
- utilizzo di file Excel locali per la ricerca documentale.
- Analisi e confronto con la documentazione disponibile.
- Stima delle pratiche soggette a canone.
Cosa è emerso dalle attività metodologiche svolte
Le principali evidenze hanno riguardato:
- Digitalizzazione e gestione degli archivi.
- Classificazione e accessibilità della documentazione.
- Criticità funzionali del sistema informatico.
- Volumi di pratiche e arretrati da gestire.
KPI attesi: indicatori da monitorare
- KPI di processo.
- KPI relativi ad archivi e digitalizzazione.
- KPI tecnologici (Sistema Informativo).
- KPI economici.
- KPI organizzativi e di Change Management.
Soluzioni di outsourcing per il Back Office Amministrativo
Le attività di Back Office Amministrativo sono fondamentali per il corretto funzionamento delle organizzazioni ma spesso vengono considerate attività accessorie, caratterizzate da processi ripetitivi e dalla gestione di grandi volumi di dati e documenti.
Gestirle internamente comporta investimenti significativi in termini di risorse, formazione e strumenti di lavoro, oltre ai rischi legati alla continuità operativa e al turnover del personale.
L’outsourcing del Back Office Amministrativo consente invece di affidarsi a professionisti specializzati, migliorando l’efficienza dei processi, riducendo i costi e liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto.
Esempi di attività esternalizzabili
Registrazione PO
- Creazione Entrata Merci nel sistema contabile dell’azienda.
- Verifica della correttezza dell’Ordine di Acquisto (ODA) rispetto alla fattura.
Registrazione fatture / Fatturazione elettronica
- Gestione completa del processo di fatturazione passiva, dall’indirizzamento ai corretti interlocutori aziendali fino alla registrazione delle fatture ricevute.
Solleciti mancati pagamenti
- Gestione dei solleciti.
- Recall e rendicontazione per il recupero crediti.
Gestione note spese
- Controllo e chiusura della nota spese sul sistema travel aziendale.
- Verifica della correttezza della documentazione caricata dal dipendente.
- Gestione dell’iter autorizzativo tra dipendente e responsabile.
- Trasmissione delle informazioni per la chiusura del flusso contabile o payroll.
Digitalizzazione
- Trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale mediante strumenti del cliente o tecnologie di conservazione digitale messe a disposizione da Gi HR Services.
Pratiche assicurative
- Gestione della denuncia e della richiesta danni.
- Apertura del sinistro.
- Incarico peritale e relativo sollecito.
- Derubricazione dei sinistri.
- Gestione dei seguiti.
- Gestione delle richieste di accesso agli atti.
