Caso studio: ottimizzazione del ciclo contabile passivo
Il progetto
Il cliente è un operatore aereo italiano attivo nel trasporto merci e posta. Il progetto ha riguardato la revisione e l’ottimizzazione dei processi utilizzati nella gestione del ciclo contabile passivo, con particolare attenzione alle spese di trasferta, agli acquisti di ricambistica e alla gestione del magazzino.
Esigenze principali del cliente
- Rafforzare il presidio complessivo dei controlli interni sui processi amministrativo-contabili.
- Garantire la quadratura tempestiva degli scarichi di magazzino e delle giacenze di fine mese, utili per la predisposizione dei bilanci mensili e annuali.
- Verificare le spese sostenute per le trasferte, con l’obiettivo di rendere il processo più efficiente.
Cosa abbiamo fatto: attività metodologiche
- Analisi dettagliata dell’organizzazione esistente e della documentazione disponibile.
- Interviste individuali al personale amministrativo.
- Acquisizione delle competenze necessarie all’utilizzo dei software gestionali.
- Analisi dei processi AS IS e individuazione dei principali punti di attenzione e delle inefficienze operative.
- Presa in carico delle attività di verifica e quadratura dei dati.
- Analisi, progettazione e implementazione di miglioramenti sia nei processi sia negli strumenti di lavoro.
Cosa è emerso dalle attività metodologiche svolte
- Utilizzo di quattro software differenti non integrati tra loro.
- Attività svolte da persone diverse senza un costante interscambio tra i processi.
- Elevato grado di manualità nella raccolta, nell’inserimento dei dati, nei controlli e nell’archiviazione.
- Reportistica obsoleta, incompleta e priva di formule e macro.
- Necessità di razionalizzare i processi di controllo.
KPI attesi: indicatori da monitorare
- Tasso di errori nelle registrazioni contabili passive.
- Scostamento inventariale.
- Percentuale di righe di movimento prive di riferimento completo.
- Valore delle giacenze non movimentate.
- Costo totale delle trasferte per periodo.
- Costo medio per trasferta.
- Percentuale di note spese non conformi.
- Tasso di duplicazione dei costi.
Soluzioni di outsourcing per il Back Office Amministrativo
Le attività di Back Office Amministrativo sono fondamentali per il corretto funzionamento dell’azienda ma vengono spesso considerate accessorie, poiché caratterizzate da processi ripetitivi e dalla gestione di elevati volumi di dati e documenti.
Gestirle internamente comporta investimenti significativi in termini di risorse, formazione e strumenti di lavoro, oltre ai rischi legati alla continuità operativa e al turnover del personale.
Affidare il Back Office Amministrativo in outsourcing consente invece di avvalersi di professionisti specializzati, migliorando l’efficienza dei processi, riducendo i costi operativi e liberando risorse interne da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
Esempi di attività esternalizzabili
Registrazione PO
- Creazione Entrata Merci nel sistema contabile aziendale.
- Verifica della correttezza dell’Ordine di Acquisto (ODA) rispetto alla fattura.
Registrazione fatture / Fatturazione elettronica
- Gestione completa del processo di fatturazione passiva, dall’indirizzamento ai corretti interlocutori aziendali fino alla registrazione delle fatture ricevute.
Solleciti mancati pagamenti
- Gestione dei solleciti.
- Recall e rendicontazione per il recupero crediti.
Gestione note spese
- Controllo e chiusura della nota spese sul sistema travel aziendale.
- Verifica della correttezza della documentazione caricata dal dipendente.
- Gestione dell’iter autorizzativo tra dipendente e responsabile.
- Trasmissione delle informazioni per la chiusura del flusso contabile o payroll.
Digitalizzazione
- Trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale mediante strumenti del cliente o tecnologie di conservazione digitale messe a disposizione da Gi HR Services.
Pratiche assicurative
- Gestione della denuncia e della richiesta danni.
- Apertura del sinistro.
- Incarico peritale e relativo sollecito.
- Derubricazione dei sinistri.
- Gestione dei seguiti.
- Gestione delle richieste di accesso agli atti.
