Solleciti di pagamento fatture: processi e best practice aziendali

Cos’è il sollecito di pagamento e quando è necessario

Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui il creditore invita il debitore a regolarizzare una fattura scaduta e non saldata. Può assumere forme diverse a seconda della fase del rapporto e del livello di formalità richiesto: da un primo promemoria via e-mail fino a una comunicazione formale trasmessa tramite PEC o raccomandata.

Dal punto di vista operativo, il sollecito ha una funzione precisa: consente di segnalare il ritardo, richiamare l’attenzione del cliente sulla posizione aperta e attivare un percorso di recupero ordinato e tracciabile.

Quando scade il termine di pagamento?

Il sollecito diventa necessario quando il credito è esigibile, cioè quando è decorso il termine di pagamento previsto dal contratto o indicato in fattura. Prima di quel momento non si può considerare il debitore in ritardo, anche se nulla vieta di inviare un promemoria bonario prima della scadenza.

Se le parti non hanno indicato una data, si applica in via sussidiaria il D.Lgs. 231/2002, che stabilisce una scadenza precisa di 30 giorni dal ricevimento della fattura o, a seconda dei casi, dal ricevimento della merce o dall’esecuzione della prestazione.

Quando inviare il sollecito di pagamento

La gestione dei solleciti segue, nella prassi aziendale, un criterio di progressività. L’obiettivo è recuperare il credito in modo efficace senza compromettere inutilmente il rapporto commerciale, aumentando gradualmente il livello di formalità della comunicazione in funzione del ritardo accumulato.

Primo sollecito: promemoria iniziale

Il primo sollecito viene generalmente inviato entro circa 7 giorni dalla scadenza della fattura. In questa fase, il ritardo può dipendere da una dimenticanza, da un rallentamento amministrativo o da un semplice disallineamento nei tempi di registrazione del pagamento.

Per questo motivo, è opportuno mantenere un tono collaborativo e non conflittuale. Di norma, il primo contatto avviene tramite:

• E-mail ordinaria, per una segnalazione rapida.
• Contatto telefonico, utile soprattutto nei rapporti consolidati o in presenza di importi rilevanti.

La comunicazione dovrebbe indicare con chiarezza gli estremi della fattura, l’importo dovuto e la richiesta di verificare se il saldo sia già stato disposto.

Secondo sollecito: richiesta formale di saldo

Se il primo contatto resta senza esito, il secondo sollecito può essere inviato dopo 15-20 giorni dalla scadenza. Qui il ritardo non viene più trattato come un semplice disguido, ma come una posizione da chiudere in tempi certi.

La comunicazione diventa quindi più netta e strutturata. È opportuno utilizzare:

• E-mail ordinaria, se il rapporto è ancora collaborativo.
• PEC, se il cliente non ha risposto oppure se la posizione richiede maggiore formalità.

In questo secondo passaggio è consigliabile richiedere espressamente una data precisa di pagamento oppure l’invio della contabile, così da trasformare il sollecito in una richiesta puntuale e documentabile.

Messa in mora: ultimo passaggio prima dell’azione legale

Quando il ritardo supera i 30 giorni dalla scadenza, oppure quando i solleciti precedenti restano privi di riscontro, è opportuno passare a una fase più formale attraverso la messa in mora.

Si tratta della comunicazione con cui il creditore intima al debitore di adempiere entro un termine definito, preannunciando in difetto il possibile ricorso a strumenti di tutela ulteriori. In questa fase è essenziale utilizzare canali che garantiscano la prova dell’invio e della ricezione, come PEC o raccomandata A/R.

La messa in mora rappresenta un passaggio importante non solo sul piano operativo, ma anche sotto il profilo probatorio, perché consente di dimostrare che il recupero del credito è stato gestito in modo progressivo, formale e tracciabile.

Cosa succede se il cliente continua a non pagare

Se anche la messa in mora resta senza effetto, il creditore può valutare il passaggio a un’azione legale per il recupero forzoso del credito. La fase stragiudiziale è fondamentale perché consente di dimostrare che il tentativo di recupero è stato gestito in modo progressivo e tracciabile.

È importante conservare tutta la documentazione (e-mail, ricevute PEC, raccomandate, promesse di pagamento) che risulterà decisiva in caso di contenzioso o richiesta di decreto ingiuntivo.

Come inviare il sollecito di pagamento

La scelta del canale dipende dalla fase del sollecito e dal livello di formalità richiesto. Nelle prime fasi possono bastare strumenti informali; quando il ritardo si prolunga, invece, è preferibile usare mezzi tracciabili.

• E-mail ordinaria: adatte al primo promemoria bonario.
• PEC: il canale più indicato per le fasi avanzate; garantisce prova legale, utile per la costituzione in mora e l’interruzione della prescrizione.
• Raccomandata A/R: resta utile per debitori sprovvisti di PEC o per attribuire un livello ulteriore di ufficialità (diffida finale).

Cosa scrivere nel sollecito di pagamento

Per essere efficace, il sollecito deve contenere tutte le informazioni necessarie a identificare con precisione la posizione aperta e a facilitare il pagamento. Una comunicazione incompleta, infatti, rischia di rallentare ulteriormente i tempi di incasso.

Nel sollecito è bene inserire sempre:

• I dati del creditore e del debitore, così da rendere immediatamente riconoscibili i soggetti coinvolti nella comunicazione.
• I riferimenti della fattura insoluta, con numero, data di emissione, scadenza e importo dovuto, per evitare equivoci sulla posizione da regolarizzare.
• L’indicazione di un termine entro cui effettuare il saldo, così da trasformare il sollecito in una richiesta chiara e puntuale.
• Le modalità di pagamento, ad esempio IBAN o altri riferimenti utili, per permettere al debitore di procedere senza ulteriori passaggi.
• La richiesta di un riscontro, soprattutto se il pagamento è già stato disposto o se il cliente intende comunicare una data precisa di saldo.
• L’allegato della fattura, utile per agevolare le verifiche amministrative e velocizzare la chiusura della pratica.

Perché conviene strutturare un processo interno di sollecito

Nelle aziende con un numero significativo di clienti, fatture e scadenze, gestire i solleciti in modo occasionale espone a errori, dimenticanze e mancanza di uniformità. Al contrario, un processo interno strutturato consente di:

• Presidiare le scadenze in modo sistematico.
• Ridurre il rischio di ritardi negli incassi.
• Standardizzare contenuti, tempi e canali delle comunicazioni.
• Migliorare il coordinamento tra amministrazione, back office e funzione finance.
• Disporre di evidenze documentali in ogni fase del recupero.

In quest’ottica, il sollecito di pagamento non è solo una risposta a una fattura scaduta, ma parte integrante di una gestione più ampia del ciclo attivo, della liquidità e della relazione amministrativa con il cliente.

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Gestire correttamente i solleciti di pagamento richiede organizzazione, tempestività e pieno controllo dei flussi amministrativi. Dalla verifica delle scadenze alla gestione delle comunicazioni con i clienti, fino alla tracciabilità delle attività svolte, ogni passaggio incide direttamente sulla liquidità aziendale e sulla riduzione dei tempi di incasso.

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