Con l’arrivo dell’estate, entriamo in quel periodo che, nella cultura italiana, vede i maggiori picchi di assenze per ferie. Proprio per questo i responsabili delle risorse umane sono tenuti a pianificare questi giorni, con largo anticipo e in maniera precisa e mirata, in modo da garantire il rispetto dei diritti dei lavoratori e lo svolgimento ininterrotto dei processi interni aziendali e senza discontinuità.
Una corretta gestione delle ferie e dei permessi garantisce importanti benefici all’interno dell’organizzazione aziendale, che permette di pianificare al meglio le varie attività e di avere sempre a disposizione il personale necessario per svolgere le mansioni core previste dall’impresa.
Gli addetti del team HR sono chiamati a gestire, con il relativo effort che l’attività comporta, le presenze e assenze di tutti i dipendenti, in modo da garantire loro un giusto periodo di pausa e, allo stesso tempo, assicurare la continuità delle operazioni.
L’avvento delle nuove tecnologie e degli strumenti informatici di rilevazione presenze ha supportato l’attività di questa nevralgica area aziendale, ottimizzando i tempi di lavoro e garantendo una gestione ancora più efficiente del personale.
Gestione ferie e permessi durante l’estate: l’importanza del self-service
Per gestire i periodi, come l’estate, in cui sono concentrate la maggioranza delle assenze per ferie e, monitorare, in generale, le presenze dei dipendenti durante il resto dell’anno, i dipartimenti HR necessitano dei giusti sistemi e dei giusti team dedicati che li aiutino a semplificare anche aspetti riguardanti il congedo retribuito e non retribuito e le varie tipologie di permessi.
Una funzionalità molto pratica dei sistemi HR, dedicato proprio ai Team delle Risorse Umane è il modulo presenze, un portale che ottimizza i processi di gestione e permette di:
- Monitorare gli orari di ogni dipendente secondo il loro contratto di lavoro;
- Rilevare le timbrature in entrata e uscita;
- Visualizzare in tempo reale di chi è presente in azienda con il Monitor Presenti;
- Visualizzare ogni anomalia segnalata in automatico delle assenze, presenze, permessi e ferie;
- Monitorare i totalizzatori per ogni dipendente;
- Definire compensazioni giornaliere, settimanali e mensili tra assenze e straordinari;
- Raccogliere i giustificativi e le richieste di ferie e permessi dei dipendenti in maniera strutturata e senza l’utilizzo di carta o mail.
Questa attività garantisce funzioni assai utili e una user experience molto comoda anche per il dipendente, che grazie all’utilizzo del modulo può:
- Timbrare l’ingresso e l’uscita con il massimo della sicurezza;
- Inserire giustificativi di assenza e richieste di ferie o permessi;
- Visualizzare i totalizzatori;
- Consultare il proprio cartellino presenze.
Reportistica delle assenze e tipologia del congedo: come gestire i permessi del personale
Nella gestione delle assenze è molto importante disporre di reportistica, analisi e cronologie approfondite. Utilizzando i corretti strumenti analitici il team HR potrà visualizzare modelli e tendenze su dati complessi, migliorando l’impatto delle assenze sulla produttività aziendale o gestendoli in maniera più equilibrata.
Inoltre, ferie e malattie non sono le uniche ragioni di un congedo dall’attività lavorativa. Il personale potrebbe infatti avere bisogno di assentarsi per altri motivi come emergenze familiari, appuntamenti medici, maternità e via dicendo. Un ideale software per le risorse umane è in grado di prevedere diverse tipologia di giustificativi, in modo da poter fare affidamento su report facilmente accessibili e che possono aiutare i responsabili a prendere decisioni totalmente data-oriented.
Nella gestione delle ferie è importante avvalersi di un sistema HR che rispecchi l’identità aziendale e il modo in cui funziona l’organizzazione. Va tenuto presente che le soluzioni per le risorse umane più efficaci vengono utilizzate dall’intera azienda, soprattutto quando si tratta di gestione delle presenze/assenze.
Gi HR Services: il partner in outsourcing per la gestione delle assenze e delle ferie in azienda
Gi HR Services è il partner ideale per supportare le aziende che desiderano gestire efficacemente le presenze/assenze durante un periodo ad altissima densità di ferie come quello estivo. Aiutiamo i team HR ad automatizzare le operazioni di controllo e amministrazione, accedendo a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa dei dipendenti.
Affidandosi a un HR Service partner per l’outsorcing delle attività di HR Administration si disporrà di un servizio dedicato di professionisti esperti che, attraverso un sistema estremamente all’avanguardia, gestirà per te i processi legati alle assenze/presenze con il massimo dell’efficienza, permettendoti di dedicarti alle attività strategiche e di profitto per il tuo business.
