Come annullare o modificare una fattura elettronica

Si può annullare una fattura elettronica?

La fattura elettronica è il documento fiscale che attesta una cessione di beni o una prestazione di servizi e che, dal 1° gennaio 2019, ha sostituito integralmente la fattura cartacea per la generalità delle operazioni tra soggetti residenti in Italia. La sua disciplina di riferimento è l’art. 21 del DPR 633/1972, che ne definisce sia l’obbligo di emissione sia il contenuto minimo obbligatorio (dal 1° gennaio 2027 troverà applicazione il nuovo Testo Unico IVA, D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10).

Una volta trasmessa e correttamente recapitata dal Sistema di Interscambio, la fattura costituisce un documento fiscale valido a tutti gli effetti, sia per il cedente/prestatore sia per il cessionario/committente. Da quel momento non è più possibile eliminarla, sostituirla o modificarla direttamente: l’unico strumento previsto dalla normativa per correggerla è l’emissione di una nota di variazione, disciplinata dall’art. 26 del DPR 633/1972.

Fa eccezione un solo caso: quello della fattura scartata dal Sistema di Interscambio, che non arriva mai al destinatario e che, per il Fisco, è considerata giuridicamente inesistente.

Fattura elettronica scartata dal SdI: come annullarla e reinviarla

Quando il file XML non supera i controlli tecnico-formali dello SdI (errori nella Partita IVA, nel codice destinatario o nel formato del file), il sistema genera una notifica di scarto e la fattura si considera non emessa. In questo caso:

• Nessuna nota di credito: non va emessa, perché il documento non è mai esistito ai fini fiscali.
• Termine di 5 giorni: l’errore va corretto e la fattura ritrasmessa allo SdI entro 5 giorni solari dalla notifica di scarto, mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originario.
• Oltre i 5 giorni: l’invio tardivo è equiparato a una fatturazione omessa o ritardata, con conseguente esposizione alle sanzioni previste dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997.

Fattura elettronica già accettata: come correggerla con la nota di credito

Se la fattura è stata invece regolarmente accettata dallo SdI, l’unico modo per correggerla è emettere una nota di credito (codice documento TD04), che rettifica in tutto o in parte l’imponibile e/o l’imposta della fattura originaria. La nota di credito deve richiamare gli estremi del documento che intende stornare (numero e data) e viene trasmessa allo SdI con le stesse modalità della fattura.

Le situazioni più frequenti che giustificano l’emissione di una nota di credito sono:

• Errori materiali: imponibile o aliquota IVA indicati in modo scorretto.
• Resi o difformità della merce: restituzione totale o parziale del bene fatturato.
• Sconti o abbuoni non applicati: condizioni commerciali concordate ma non recepite nella fattura originaria.
• Risoluzione o annullamento del contratto: venir meno, in tutto o in parte, del presupposto dell’operazione.

Se, dopo lo storno, è necessario documentare correttamente l’operazione, si procede all’emissione di una nuova fattura con numero e data successivi.

Nota di credito: entro quanto tempo va emessa

I termini dipendono dalla causa che genera la rettifica, secondo quanto previsto dall’art. 26 del DPR 633/1972:

• Nessun limite temporale (comma 2): per le variazioni derivanti da dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione o dal mancato pagamento del corrispettivo a seguito di procedure concorsuali o esecutive individuali rimaste infruttuose.
• Limite di un anno dall’operazione (comma 3): quando la rettifica dipende da un sopravvenuto accordo tra le parti oppure dalla correzione di inesattezze di fatturazione che abbiano comportato l’applicazione di un’imposta superiore a quella dovuta.

Se l’errore era invece originario nella fattura, e non è riconducibile a un successivo accordo tra le parti, l’orientamento più recente ammette la possibilità di rettificare anche oltre il termine di un anno, purché l’errore sia adeguatamente documentato.

Diverso è il caso della nota di debito, utilizzata per le variazioni in aumento: la sua emissione è sempre obbligatoria, senza il limite di un anno, ma nel rispetto degli ordinari termini di accertamento previsti dall’art. 57 del DPR 633/1972.

Il cliente può rifiutare una fattura elettronica?

Nei rapporti tra imprese e nei confronti dei consumatori privati, il destinatario non ha la possibilità di rifiutare formalmente, tramite lo SdI, una fattura correttamente recapitata: può soltanto contestarne il contenuto al di fuori del sistema e richiedere al fornitore l’emissione di una nota di credito seguita, se necessario, da una fattura corretta.

Diverso è il caso delle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, che ha facoltà di rifiutare il documento entro 15 giorni dalla data di consegna, ma solo per le cause tassative previste dalla normativa (ad esempio codice CIG/CUP errato o importi non coerenti con l’ordine).

Cosa succede se non si correggono in tempo gli errori

Il mancato rispetto dei termini e delle modalità previste per la correzione della fattura elettronica espone l’azienda a sanzioni amministrative ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997, che possono variare da una misura fissa, per le violazioni meramente formali, fino a una percentuale dell’imposta, nei casi in cui l’errore incida sulla corretta liquidazione dell’IVA.

Una fattura scartata, inoltre, non deve mai essere semplicemente eliminata dal gestionale: la sua presenza, con lo stato di “scarto”, costituisce un riferimento tecnico che, se rimosso, può generare salti di numerazione contestabili in sede di verifica. Un ulteriore motivo per cui una corretta conservazione sostitutiva dei documenti è parte integrante della compliance fiscale dell’azienda.

Perché esternalizzare la gestione della fatturazione elettronica

La gestione degli errori di fatturazione, insieme alla registrazione e all’indirizzamento delle fatture passive verso i corretti interlocutori aziendali, rientra tra quelle attività di back office fortemente operative e ripetitive che, se gestite internamente, richiedono risorse dedicate, formazione continua e strumenti sempre aggiornati alle regole dello SdI. Esternalizzare questa attività consente di ottenere alcuni vantaggi concreti:

• Maggiore flessibilità, senza dover inserire nuove risorse dedicate a un’attività non strategica.
• Continuità operativa, anche in caso di assenze, turnover o picchi di volume documentale.
• Minor rischio di errore, grazie a processi strutturati e strumenti di automazione (RPA) dedicati al controllo dei documenti.
• Maggiore focus sul core business, liberando risorse interne da un’attività massiva e a basso valore aggiunto.
• Monitoraggio costante tramite KPI condivisi, per garantire tempi di gestione certi e tracciabilità di ogni fattura ed errore corretto.

Ciclo passivo e back office amministrativo: il supporto di Gi HR Services

Gestire correttamente gli errori di fatturazione elettronica richiede processi strutturati, aggiornamento costante sulle regole dello SdI e piena tracciabilità documentale. Un ciclo passivo poco organizzato aumenta il rischio di errori, ritardi nei pagamenti e contestazioni con fornitori e clienti.

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