Back office
amministrativo
Gestione del back office amministrativo in outsourcing
Le attività di back office amministrativo sono spesso imprescindibili per il corretto funzionamento dell’azienda; tuttavia, vengono frequentemente considerate “accessorie”, in quanto non richiedono competenze altamente specialistiche e si caratterizzano per una forte componente operativa, ripetitiva e massiva, soprattutto nel trattamento di dati e documenti.
Gestire internamente queste attività può risultare poco strategico, poiché comporta importanti investimenti: dalle risorse dedicate, alla loro formazione, fino agli strumenti di lavoro e al relativo mantenimento. A ciò si aggiungono i rischi legati alla continuità operativa, dovuti a eventuali vacancy o al turnover del personale.
La nostra soluzione per il back office amministrativo
Esternalizzare lo svolgimento di attività non core, ma ineliminabili all’interno di un’azienda, permette di salvaguardare tempo, risorse e investimenti, senza disperderli in mansioni ritenute non strategiche per lo sviluppo del business. Questo approccio è ideale per tenere il passo in un mercato sempre più competitivo e dinamico.
L’outsourcing, quindi, permette alle aziende di liberarsi da attività time consuming e che non generano direttamente profitto ma fondamentali per garantire la continuity, potendosi così concentrare sul core business dell’organizzazione.
Offriamo soluzioni trasversali e personalizzate per tutte le funzioni aziendali, tra cui data entry, controllo documentale, dematerializzazione e riconciliazione dati. Proponiamo, inoltre, servizi specifici per ciascuna area aziendale:
- Amministrazione: fatturazione e crediti, monitoraggio scadenze e rinnovi contrattuali, registri e adempimenti normativi.
- Operations: bolle e ordini d’acquisto, distinte base, monitoraggio KPI e gestione non-conformità.
- Sales & Marketing: CRM , lead e database clienti, reportistica e ordini.
Quali attività esternalizzare
Le attività di back office sono principalmente orientate alla gestione amministrativa e finanziaria di un’azienda, con l’intento di assicurare stabilità economica all’organizzazione stessa. Tra le mansioni figurano la gestione dei contratti di lavoro, la stipula di accordi commerciali e l’esecuzione di pratiche burocratiche e/o assicurative, come:
- Registrazione PO: creazione Entrata Merci nel tuo sistema contabile, verifica correttezza ODA con fattura ricevuta, check del saldo ODA, qualifica del fornitore.
- Gestione note spese: controllo e chiusura della nota spese sul tuo sistema travel, verifica correttezza della nota spesa inserita dal dipendente con giustificativo caricato, gestione iter autorizzativo (rapporto con dipendente/responsabile), passaggio informazioni per chiusura flusso contabile o payroll.
- Registrazione fatture/Fatturazione elettronica: gestione completa di tutto il processo legato alla fatturazione passiva, dall’indirizzamento verso i corretti interlocutori aziendali alla registrazione delle fatture ricevute.
- Attività del settore assicurativo: gestione denuncia/richiesta danni, apertura del sinistro, incarico peritale e sollecito incarico, derubricazione sinistri, gestione seguiti, gestione richiesta di accesso agli atti.
- Solleciti mancati pagamenti: gestione di solleciti, recall e rendicontazione per recupero crediti.
- Digitalizzazione: trasformazione documento cartaceo in digitale, con l’ausilio dei tuoi strumenti o di tecnologia di conservazione digitale messa a disposizione da Gi HR Services, per te.
Settori a cui ci rivolgiamo
Supportiamo le aziende nei seguenti settori, affiancandole con un approccio mirato e soluzioni su misura:
- Chimico e Farmaceutico;
- Finanziario e assicurativo;
- Food & Beverage;
- Immobiliare;
- Industriale;
- Pubblica Amministrazione;
- Turismo e sportivo;
- Trasporti e logistica.
Casi di successo
Sono oltre 300 i clienti che ci hanno scelto e che gestiamo ogni anno.
Settore Pharma
Esigenza: Implementare un nuovo strumento informatico per la gestione documentale legata alla qualità.
Soluzione: Scansione e caricamento nel sistema dell’azienda di un totale di 4.900 documenti.
Settore Pubblica Amministrazione
Esigenza: Digitalizzazione dell’archivio per una specifica area operativa.
Soluzione: Assessment di mappatura dei processi di gestione dell’archivio con relativa pianificazione delle azioni da attivare per un’organizzazione più efficace.
Settore Logistico
Esigenza: Revisione ed ottimizzazione dei processi in uso per rafforzare i controlli interni.
Soluzione: Supporto amministrativo per la gestione delle spese di trasferta, acquisti ricambistica e del magazzino.
Vantaggi del back office amministrativo
- Maggiore flessibilità per un’azienda che non vuole/non può inserire nuove risorse dedicate;
- Risposta rapida alla scarsità di personale e alla necessità di continuità delle attività;
- Maggiore focus sul proprio core business;
- Ottimizzazione di costi e risorse grazie ad una soluzione flessibile;
- Riduzione di tempi nel processo;
- Maggiore garanzia di risultati mediante monitoraggio di KPI condivisi;
- Minor rischio di errore grazie all’ausilio di strumenti di RPA e risorse competenti;
- Processo di digitalizzazione nel rispetto della realtà della tua azienda.
