Libro Unico del Lavoro (LUL): cos’è, a cosa serve e come si compila

A cosa serve il Libro Unico del Lavoro

Come chiarito dalla Circolare del Ministero del Lavoro 21 agosto 2008, n. 20, il LUL assolve una duplice funzione: da un lato documenta a ciascun lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro, dall’altro consente agli organi di vigilanza di verificare lo stato occupazionale dell’impresa.

Prima, la funzione principale di libro matricola e libro paga era contrastare il lavoro sommerso. Con l’introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, il LUL non svolge più questo ruolo. Consente invece agli ispettori un’analisi approfondita della regolarità di gestione dei rapporti di lavoro sotto il profilo retributivo, assicurativo, previdenziale e fiscale, oltre che degli aspetti di inquadramento contrattuale, orario di lavoro, ferie e permessi.

Che differenza c’è tra LUL e busta paga?

Il Libro Unico del Lavoro è il registro complessivo che il datore di lavoro è obbligato a istituire e tenere per tutti i lavoratori occupati (subordinati, co.co.co, associati in partecipazione), contenente dati anagrafici, retributivi, presenze e trattenute di ciascuno, mese per mese.

La busta paga, invece, è il documento individuale che il lavoratore riceve periodicamente ed è, in sostanza, un estratto delle scritturazioni effettuate nel LUL relative al singolo dipendente. Lo stabilisce lo stesso art. 39, comma 5, del D.L. 112/2008: con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL, il datore di lavoro adempie agli obblighi informativi previsti dalla Legge 5 gennaio 1953, n. 4, che ha introdotto l’obbligo del prospetto e la consegna della busta paga.

Chi è obbligato a tenere il Libro Unico del Lavoro

Ai sensi dell’art. 39, comma 1, del D.L. 112/2008, il datore di lavoro privato di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, dello spettacolo, dell’autotrasporto e marittimi, deve istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico. Vi devono essere iscritti:

• I lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative all’estero
• I collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa
• Gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, anche misto (capitale e lavoro)

Per ciascun lavoratore il LUL deve riportare il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio e le relative posizioni assicurative.

Soggetti esclusi dall’obbligo

La Circolare n. 20/2008 chiarisce che non sono obbligati a istituire il Libro Unico del Lavoro:

• Le pubbliche amministrazioni, che provvedono alle registrazioni mediante fogli, cedolini o ruoli di paga elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico.
• Le società cooperative di produzione e lavoro e ogni altro tipo di società per il lavoro dei rispettivi soci, salvo che questi instaurino uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa.
• L’impresa familiare, per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, salvo che risultino dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione.
• I titolari di aziende individuali artigiane che non occupano dipendenti, collaboratori o associati, ma operano con il solo lavoro del titolare o di soci/familiari coadiuvanti.
• Le società e le ditte individuali del commercio che non occupano dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi o associati in partecipazione, ma operano solo con il lavoro del titolare o dei soci lavoratori.

Cosa deve contenere il LUL

Il comma 2 dell’art. 39 stabilisce che nel LUL deve essere registrata ogni annotazione relativa a somme in denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro. Devono essere compresi rimborsi spese, trattenute a qualsiasi titolo, detrazioni fiscali e le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Le somme erogate a titolo di premio o per lavoro straordinario devono essere indicate in modo specifico.

Il Libro Unico deve inoltre contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore, le ore di straordinario, le eventuali assenze (anche non retribuite), le ferie e i riposi. Per questo, una rilevazione delle presenze accurata e strutturata è il presupposto per compilare correttamente il LUL. Quando al lavoratore viene corrisposta una retribuzione fissa, a giornata intera o a periodi superiori, è sufficiente annotare la sola giornata di presenza.

Come e quando si compila il LUL

Il LUL deve essere compilato con i dati sopra descritti, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo. Le modalità e i tempi di tenuta e conservazione sono stati definiti dal Decreto del Ministro del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali 9 luglio 2008, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 2008. Il decreto individua tre sistemi alternativi di tenuta:

• Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione presso l’INAIL, oppure con numerazione e vidimazione effettuata da soggetti appositamente autorizzati dall’INAIL in sede di stampa
• Stampa laser, previa autorizzazione dell’INAIL alla stampa e alla generazione della numerazione automatica
• Supporti informatici, nei quali ogni scrittura costituisca documento informatico collegato alle registrazioni precedenti, garantendo consultabilità e inalterabilità dei dati

Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL, il datore di lavoro assolve anche agli obblighi informativi previsti dalla Legge 5 gennaio 1953, n. 4.

Conservazione del Libro Unico del Lavoro

Il D.M. 9 luglio 2008 stabilisce che il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il Libro Unico del Lavoro per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, custodendolo nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. Lo stesso obbligo di conservazione si estende ai libri obbligatori dismessi a seguito dell’introduzione del LUL.

Le sanzioni per omessa istituzione o irregolare tenuta

L’art. 39 del D.L. 112/2008 individua diverse fattispecie sanzionatorie, distinte per tipologia di violazione.

• Omessa istituzione o irregolare tenuta del LUL (comma 6): la violazione dell’obbligo di istituzione e tenuta è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a 2.500 euro.
• Omessa esibizione agli organi di vigilanza (comma 6): se il LUL non viene esibito su richiesta degli ispettori, la sanzione va da 200 a 2.000 euro.
• Mancata esibizione da parte degli intermediari (comma 6): i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati ai sensi della Legge 11 gennaio 1979, n. 12, che curano la tenuta del LUL per conto del datore di lavoro e che, senza giustificato motivo, non esibiscono la documentazione entro 15 giorni dalla richiesta, rischiano una sanzione da 250 a 2.000 euro, che sale da 500 a 3.000 euro in caso di recidiva.
• Ritardo nella compilazione (comma 7): il mancato rispetto del termine della compilazione è punito con una sanzione da 100 a 600 euro, che aumenta da 150 a 1.500 euro se la violazione riguarda più di dieci lavoratori.
• Mancata conservazione del LUL (comma 7): la stessa sanzione da 100 a 600 euro si applica in caso di mancata conservazione del Libro Unico per il termine previsto dal D.M. 9 luglio 2008.

Digitalizzazione e gestione documentale: il supporto di Gi HR Services

La corretta tenuta del Libro Unico del Lavoro richiede precisione nei contenuti, rispetto puntuale delle scadenze mensili e attenzione alle modalità di conservazione previste dalla normativa: un adempimento che, se gestito internamente senza strumenti adeguati, espone l’azienda al rischio di errori, ritardi e sanzioni.

Il D.M. 9 luglio 2008 consente la tenuta del LUL anche su supporti informatici, e la digitalizzazione dei documenti del personale è il modo più efficace per rispondere a queste esigenze, con diversi vantaggi:

• Riduzione dei costi: processi più snelli, meno inefficienze e un risparmio economico misurabile.
• Risparmio di tempo: ricerca e reperimento dei documenti diventano immediati.
• Minore rischio di errori: una gestione più ordinata migliora l’efficienza e la qualità dei dati.
• Inalterabilità e sicurezza: le informazioni sono protette da perdite e modifiche indesiderate.
• Disponibilità dei documenti: il materiale è sempre a portata di mano, anche in caso di ispezione.
• Riduzione degli spazi fisici: l’archiviazione cartacea si riduce quasi del tutto.

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